Jak používat logické funkce v aplikaci Excel: IF, AND, OR, XOR, NOT

Logické funkce jsou některé z nejpopulárnějších a nejužitečnějších v aplikaci Excel. Mohou testovat hodnoty v jiných buňkách a provádět akce závislé na výsledku testu. To nám pomáhá automatizovat úkoly v našich tabulkách.

Jak používat funkci IF

Funkce IF je hlavní logická funkce v aplikaci Excel, a proto je třeba ji nejprve pochopit. V tomto článku se objeví několikrát.

Pojďme se podívat na strukturu funkce IF a pak se podívejme na několik příkladů jejího použití.

Funkce IF přijímá 3 bity informací:

= IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])
  • logický_test: Toto je podmínka pro kontrolu funkce.
  • value_if_true: Akce, která se má provést, pokud je podmínka splněna nebo je pravdivá.
  • value_if_false: Akce, která se má provést, pokud podmínka není splněna nebo je nepravdivá.

Porovnávací operátory pro použití s ​​logickými funkcemi

Při provádění logického testu s hodnotami buněk musíte být obeznámeni s operátory porovnání. Jejich rozpis vidíte v tabulce níže.

Podívejme se nyní na několik jeho příkladů v praxi.

Příklad IF funkce 1: Textové hodnoty

V tomto příkladu chceme otestovat, zda se buňka rovná konkrétní frázi. Funkce IF nerozlišuje velká a malá písmena, takže nebere v úvahu velká a malá písmena.

Následující vzorec se ve sloupci C používá k zobrazení „Ne“, pokud sloupec B obsahuje text „Dokončeno“ a „Ano“, pokud obsahuje cokoli jiného.

= IF (B2 = "Dokončeno", "Ne", "Ano")

Přestože funkce IF nerozlišuje velká a malá písmena, musí se text přesně shodovat.

Příklad funkce IF 2: Číselné hodnoty

Funkce IF je také skvělá pro porovnávání číselných hodnot.

Ve vzorci níže testujeme, zda buňka B2 obsahuje číslo větší nebo rovné 75. Pokud ano, zobrazí se slovo „Pass“ a pokud ne slovo „Fail“.

= IF (B2> = 75, "Pass", "Fail")

Funkce IF je mnohem víc než jen zobrazení jiného textu na výsledku testu. Můžeme jej také použít ke spuštění různých výpočtů.

V tomto příkladu chceme poskytnout 10% slevu, pokud zákazník utratí určitou částku peněz. Jako příklad použijeme 3 000 GBP.

= IF (B2> = 3000, B2 * 90%, B2)

Část vzorce B2 * 90% je způsob, kterým můžete odečíst 10% od hodnoty v buňce B2. Existuje mnoho způsobů, jak toho dosáhnout.

Důležité je, že v sekci value_if_truenebo můžete použít jakýkoli vzorec value_if_false. A provozování různých vzorců závislých na hodnotách jiných buněk je velmi silná dovednost.

Příklad funkce IF 3: Hodnoty data

V tomto třetím příkladu používáme funkci IF ke sledování seznamu termínů. Chceme zobrazit slovo „Po splatnosti“, pokud je datum ve sloupci B v minulosti. Pokud je však datum v budoucnu, vypočítejte počet dní do data splatnosti.

Ve sloupci C se používá níže uvedený vzorec. Zkontrolujeme, zda je datum splatnosti v buňce B2 menší než dnešní datum (funkce DNES vrací dnešní datum z hodin počítače).

= IF (B2
   
    

Co jsou vnořené IF vzorce?

Možná jste už o pojmu vnořené IFs slyšeli. To znamená, že můžeme napsat funkci IF v rámci jiné funkce IF. Možná to budeme chtít udělat, pokud máme provést více než dvě akce.

Jedna funkce IF je schopna provádět dvě akce ( value_if_truea value_if_false). Pokud ale v value_if_falsesekci vložíme (nebo vnoříme) jinou funkci IF , můžeme provést další akci.

Vezměte tento příklad, kde chceme zobrazit slovo „Vynikající“, pokud je hodnota v buňce B2 větší nebo rovna 90, zobrazit „Dobrá“, pokud je hodnota větší nebo rovna 75, a zobrazit „Špatný“, pokud něco jiného .

= IF (B2> = 90, "Vynikající", IF (B2> = 75, "Dobrý", "Špatný"))

Nyní jsme rozšířili náš vzorec nad rámec toho, co dokáže jen jedna funkce IF. V případě potřeby můžete vnořit více funkcí IF.

Notice the two closing brackets on the end of the formula—one for each IF function.

There are alternative formulas that can be cleaner than this nested IF approach. One very useful alternative is the SWITCH function in Excel.

The AND and OR Logical Functions

The AND and OR functions are used when you want to perform more than one comparison in your formula. The IF function alone can only handle one condition, or comparison.

Take an example where we discount a value by 10% dependent upon the amount a customer spends and how many years they have been a customer.

On their own, the AND and OR functions will return the value of TRUE or FALSE.

The AND function returns TRUE only if every condition is met, and otherwise returns FALSE. The OR function returns TRUE if one or all of the conditions are met, and returns FALSE only if no conditions are met.

These functions can test up to 255 conditions, so are certainly not limited to just two conditions like is demonstrated here.

Below is the structure of the AND and OR functions. They are written the same. Just substitute the name AND for OR. It is just their logic which is different.

=AND(logical1, [logical2] ...)

Let’s see an example of both of them evaluating two conditions.

AND Function example

The AND function is used below to test if the customer spends at least £3,000 and has been a customer for at least three years.

=AND(B2>=3000,C2>=3)

You can see that it returns FALSE for Matt and Terry because although they both meet one of the criteria, they need to meet both with the AND function.

OR Function Example

The OR function is used below to test if the customer spends at least £3,000 or has been a customer for at least three years.

=OR(B2>=3000,C2>=3)

In this example, the formula returns TRUE for Matt and Terry. Only Julie and Gillian fail both conditions and return the value of FALSE.

Using AND and OR with the IF Function

Because the AND and OR functions return the value of TRUE or FALSE when used alone, it’s rare to use them by themselves.

Instead, you’ll typically use them with the IF function, or within an Excel feature such as Conditional Formatting or Data Validation to perform some retrospective action if the formula evaluates to TRUE.

In the formula below, the AND function is nested inside the IF function’s logical test. If the AND function returns TRUE then 10% is discounted from the amount in column B; otherwise, no discount is given and the value in column B is repeated in column D.

=IF(AND(B2>=3000,C2>=3),B2*90%,B2)

The XOR Function

In addition to the OR function, there is also an exclusive OR function. This is called the XOR function. The XOR function was introduced with the Excel 2013 version.

This function can take some effort to understand, so a practical example is shown.

The structure of the XOR function is the same as the OR function.

=XOR(logical1, [logical2] ...)

When evaluating just two conditions the XOR function returns:

  • TRUE if either condition evaluates to TRUE.
  • FALSE if both conditions are TRUE, or neither condition is TRUE.

This differs from the OR function because that would return TRUE if both conditions were TRUE.

This function gets a little more confusing when more conditions are added. Then the XOR function returns:

  • TRUE if an odd number of conditions return TRUE.
  • FALSE if an even number of conditions result in TRUE, or if all conditions are FALSE.

Let’s look at a simple example of the XOR function.

In this example, sales are split over two halves of the year. If a salesperson sells £3,000 or more in both halves then they are assigned Gold standard. This is achieved with an AND function with IF like earlier in the article.

But if they sell £3,000 or more in either half then we want to assign them Silver status. If they don’t sell £3,000 or more in both then nothing.

The XOR function is perfect for this logic. The formula below is entered into column E and shows the XOR function with IF to display  “Yes” or “No” only if either condition is met.

=IF(XOR(B2>=3000,C2>=3000),"Yes","No")

The NOT Function

The final logical function to discuss in this article is the NOT function, and we have left the simplest for last. Although sometimes it can be hard to see the ‘real world’ uses of the function at first.

The NOT function reverses the value of its argument. So if the logical value is TRUE, then it returns FALSE. And if the logical value is FALSE, it will return TRUE.

This will be easier to explain with some examples.

The structure of the NOT function is;

=NOT(logical)

NOT Function Example 1

In this example, imagine we have a head office in London and then many other regional sites. We want to display the word “Yes” if the site is anything except London, and “No” if it is London.

The NOT function has been nested in the logical test of the IF function below to reverse the TRUE result.

=IF(NOT(B2="London"),"Yes","No")

This can also be achieved by using the NOT logical operator of . Below is an example.

=IF(B2"London","Yes","No")

NOT Function Example 2

The NOT function is useful when working with information functions in Excel. These are a group of functions in Excel that check something, and return TRUE if the check is a success, and FALSE if it is not.

For example, the ISTEXT function will check if a cell contains text and return TRUE if it does and FALSE if it does not. The NOT function is helpful because it can reverse the result of these functions.

In the example below, we want to pay a salesperson 5% of the amount they upsell. But if they did not upsell anything, the word “None” is in the cell and this will produce an error in the formula.

The ISTEXT function is used to check for the presence of text. This returns TRUE if there is text, so the NOT function reverses this to FALSE. And the IF performs its calculation.

=IF(NOT(ISTEXT(B2)),B2*5%,0)

Mastering logical functions will give you a big advantage as an Excel user. To be able to test and compare values in cells and perform different actions based on those results is very useful.

Tento článek pojednává o nejlepších logických funkcích používaných dnes. V posledních verzích aplikace Excel došlo k zavedení dalších funkcí přidaných do této knihovny, například funkce XOR zmíněné v tomto článku. Udržování aktuálních informací o těchto nových přírůstcích vás udrží před davem.