Jak zmenšit velikost dokumentu Microsoft Word

Dokumenty aplikace Word mohou získat obrovské, neobvykle dlouhé a složité dokumenty se spoustou vložených obrázků, písem a dalších objektů. Ale také se zdá, že dokumenty mohou vyrůstat z ruky zdánlivě bez jakéhokoli důvodu. Pokud pracujete s velkým dokumentem, zde je několik věcí, které můžete zkusit zmenšit jeho velikost souboru.

Když máte dokument Word, který je trochu příliš velký, první věcí, kterou zkusíte, je komprimace obrázků v něm. Je to částečně proto, že weby jako How-To Geek psaly obsáhlé články vysvětlující, jak to udělat, a částečně proto, že se zdá, že obrázky vždy nadměrně zvětšují velikost dokumentu Word. Stále byste měli pokračovat a řídit se tipy, které jsme v tomto článku napsali, protože pokud máte obrázky, pomohou vám.

Pokud ale nemáte obrázky nebo jste postupovali podle těchto tipů a potřebujete zmenšit velikost souboru více, máme pro vás řešení. Máme spoustu tipů ke sdílení, takže jsme je rozdělili na věci, které rozhodně pomohou zmenšit velikost dokumentu Word, věci, které by mohly pomoci, a některé běžně doporučené tipy, s nimiž byste se neměli obtěžovat .

Začněme.

Tipy, které rozhodně pomohou zmenšit velikost dokumentu

Ne každý tip, který najdete, vám bude užitečný. Někdy je to proto, že se na vaši situaci nevztahují (pokud nemáte žádné obrázky, tipy na komprimaci obrázků nebudou užitečné), ale někdy jsou tipy prostě špatně. Testovali jsme všechny tipy v této části, takže víme, že fungují.

Převeďte dokument na formát DOCX

Společnost Microsoft vydala formát DOCX v sadě Office 2007, takže pokud stále používáte formát .doc, je čas na převod. Novější typ souboru .docx v podstatě funguje jako soubor ZIP komprimací obsahu dokumentu, takže jednoduše převedením souboru .doc do formátu .docx se váš dokument zmenší. (To mimochodem platí i pro jiné formáty Office, jako je Excel (.xls až .xslx), PowerPoint (.ppt až .pptx) a Visio (.vsd až .vsdx).)

Chcete-li převést soubor .doc, otevřete jej v aplikaci Word a klikněte na Soubor> Informace> Převést.

V zobrazené výzvě klikněte na „OK“, klikněte na tlačítko „Uložit“ a Word převede váš dokument na .docx. Word provede tento převod vytvořením zcela nové verze dokumentu v novém formátu, takže budete mít stále k dispozici starou verzi .doc.

Testovali jsme to pomocí ukázkového 20stránkového souboru DOC, který obsahoval šest obrázků, různé tabulky a značky formátování. Původní soubor .doc měl 6 001 kB, ale převedený soubor .docx vážil pouze 721 kB. To je 12% původní velikosti. Nic jiného, ​​co níže navrhujeme, neudělá více pro zmenšení velikosti vašeho souboru, takže pokud máte soubory .doc, které můžete převést na .docx, může být vaše práce hotová.

Místo kopírování a vkládání vložte své obrázky

Když zkopírujete a vložíte obrázek do dokumentu, Word vytvoří určité předpoklady, jak s ním zacházet. Jedním z těchto předpokladů je, že chcete, aby vložený obrázek měl formát BMP, což je velký typ souboru, nebo někdy PNG, který je stále poměrně velký. Jednoduchou alternativou je místo toho vložit obrázek do editačního programu, uložit jej v menším formátu, jako je JPG, a poté místo něj vložit obrázek do dokumentu pomocí Vložit> Obrázek.

Vložením níže uvedeného malého snímku obrazovky přímo do jinak prázdného dokumentu aplikace Word se velikost tohoto dokumentu zvýšila z 22 kB na 548 kB.

Vložení tohoto snímku do aplikace Malování, jeho uložení jako JPG a následné vložení tohoto JPG do prázdného dokumentu způsobilo, že dokument přeskočil pouze na 331 kB. To je o něco více než 40% méně. Ještě lepší je, že použití formátu GIF vedlo k dokumentu, který byl o 60% menší. V měřítku je to rozdíl mezi 10 MB dokumentem a 4 MB dokumentem.

Samozřejmě s tím nemůžete vždy utéct. Někdy budete potřebovat lepší kvalitu obrazu, jakou nabízejí formáty jako BMP a PNG. Pokud však jde o malý obrázek nebo nepotřebujete mimořádně vysokou kvalitu, může pomoci použití lehčího formátu a vložení obrázku.

Během ukládání obrázku proveďte úpravy

Když upravujete obrázek v aplikaci Word, ukládá všechny vaše úpravy obrázků jako součást dokumentu. To znamená, že pokud oříznete obrázek v dokumentu, Word si zachová celý původní obrázek. Změňte obrázek na černobílý a Word si zachová původní plnobarevný obrázek.

Tím se zbytečně zvětšuje velikost dokumentu, takže když jste provedli změny ve svých obrázcích a jste si jisti, že tyto obrázky nemusíte vrátit, můžete nechat Word zahodit data pro úpravy.

Ale lepší než odstranit zbytečná data z dokumentu není mít tato zbytečná data v dokumentu na prvním místě. Jakékoli úpravy, které můžete provést, dokonce i jednoduché úpravy, jako je oříznutí nebo přidání šipky, se nejlépe provedou v editoru obrázků před vložením obrázku do dokumentu.

Komprimujte všechny své obrázky najednou

Ano, řekli jsme si na začátku, že tento článek byl o jiných způsobech, jak zmenšit velikost souboru, ale většina článků o tomto tématu vám řekne, jak komprimovat obrázky jeden po druhém (včetně našeho článku), a zde na How-To Geek jde nám o hledání lepších způsobů, jak věci dělat.

Klikněte na Soubor> Uložit jako> Další možnosti. (Pokud máte OneDrive se zapnutým automatickým ukládáním, možná máte „Uložit kopii“ místo „Uložit jako“.)

Tím se otevře dialogové okno „Uložit jako“, kde získáte přístup k dalším možnostem. Klikněte na Nástroje> Komprimovat obrázky.

Otevře se panel „Komprimovat obrázky“, kde se můžete rozhodnout, jakou kompresi chcete použít na všechny obrázky najednou.

Možnost „Použít pouze na tento obrázek“ je zobrazena šedě, protože se jedná o nástroj „všechno nebo nic“ - u všech vašich obrázků budou tyto možnosti použity při uložení dokumentu, nebo u žádného z nich. Pokud tedy chcete zvolit různé možnosti pro různé obrázky, nebude to fungovat. Pokud však chcete komprimovat všechny své obrázky najednou, můžete použít tuto možnost.

Vyberte své možnosti, klikněte na „OK“ a poté uložte novou verzi dokumentu se všemi komprimovanými obrázky.

Přestaňte do dokumentu vkládat písma

Pokud nepoužíváte neobvyklé písmo z galaxie daleko, daleko, je téměř jisté, že kdokoli, s kým svůj dokument sdílíte, si jej bude moci přečíst pomocí své kopie Wordu (nebo bezplatné alternativy, jako je Libre Office). Proč byste tedy chtěli ztrácet místo v souboru vložením písem? Zastavte to tak, že přejdete do nabídky Soubor> Možnosti> Uložit a vypnete možnost „Vložit písma do souboru“.

Možná si myslíte, že by to moc nezměnilo, ale mýlili byste se. Pokud máte zapnuté vkládání písem a máte vypnutou možnost „Neukládat běžná systémová písma“, je rozdíl ve velikosti souboru téměř 2 MB. I když je zapnuto „Nevkládat běžná systémová písma“ (což znamená, že nejsou zahrnuta písma jako Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman atd.), Soubor je stále téměř o 1,3 MB větší.

Takže ano, přestaňte do dokumentu vkládat písma.

SOUVISEJÍCÍ: Jak nastavit výchozí písmo v aplikaci Word

Pokud je to možné, přestaňte vkládat další soubory

Nedávno jsme vám ukázali, jak vložit nebo propojit tabulku aplikace Excel v dokumentu Word (a můžete to udělat i s jinými soubory, jako jsou prezentace PowerPoint nebo diagramy Visia). Pokud můžete tabulku namísto vložení propojit, ušetříte si většinu velikosti souboru aplikace Excel. Nebudete ukládat vše, protože propojená tabulka bude stále přidávat určitou velikost, ale váš dokument bude mnohem menší s odkazem než s úplným vložením. Samozřejmě existují nevýhody propojení i výhody, takže si přečtěte tento článek, abyste jim porozuměli, než to uděláte.

Přestaňte ukládat miniaturu dokumentu

V průběhu dne vám Word umožnil uložit miniaturu dokumentu, aby vám Windows mohl ukázat náhled v Průzkumníku souborů. V dnešní době to může Průzkumník souborů dělat sám a nepotřebuje pomoc Wordu, ale tato možnost je v dokumentu stále. V našem testovacím dokumentu 721 kB se zapnutím této možnosti zvětšila velikost souboru na 3247 kB. To je 4,5krát větší velikost původního souboru - pro nic za nic. Toto nastavení najdete v nabídce Soubor> Informace> Vlastnosti> Pokročilé vlastnosti.

Zaškrtněte políčko „Uložit miniatury pro všechny dokumenty Word“ a klikněte na „OK“.

Název této možnosti je trochu zavádějící, protože její vypnutí zde ovlivní pouze dokument, který jste otevřeli, i když říká „všechny dokumenty Wordu“. Pokud je to při vytváření dokumentu ve výchozím nastavení zapnuto, budete ho muset vypnout v šabloně Normal.dotx a společnost Microsoft vám k tomu poskytla vynikající pokyny, pokud si nejste jisti, jak na to.

Toto nastavení můžete také vypnout v dialogu „Uložit jako“, kde se nazývá o něco správnější „Uložit miniaturu“.

Odeberte ze svého dokumentu osobní a skryté informace

Nejen, že osobní informace zvětšují velikost vašeho dokumentu, ale také potenciálně poskytují vašim čtenářům informace, které od nich nechcete mít. Mohou také existovat informace, které byly naformátovány jako skryté, a pokud tento skrytý text v dokumentu nepotřebujete, proč se ho nezbavit?

Odeberte tyto nepotřebné informace z dokumentu tak, že přejdete do části Soubor> Informace> Zkontrolovat problémy a poté kliknete na tlačítko „Zkontrolovat dokument“.

Ujistěte se, že je zapnutá možnost „Vlastnosti dokumentu a osobní údaje“, a poté klikněte na „Zkontrolovat“. Po dokončení inspektoru klikněte v části „Vlastnosti dokumentu a osobní údaje“ na „Odebrat vše“.

Tato akce snížila naši velikost testovacího souboru o 7 kB, takže to nebylo obrovské množství. Osvědčeným postupem je však ze souborů odebrat osobní údaje, takže byste to pravděpodobně měli udělat stejně. Upozorňujeme, že po odebrání tyto údaje nemůžete obnovit, takže než je odstraníte, ujistěte se, že jsou rádi. Totéž můžete udělat pro možnosti „Neviditelný obsah“ a „Skrytý text“, ale tím se váš soubor zmenší, pouze pokud máte skrytý obsah.

Vypněte automatické obnovení (pokud si troufáte)

Jednou z vynikajících funkcí aplikace Word - ve skutečnosti jednou z vynikajících funkcí každé aplikace Office - je automatické obnovení. Tato funkce umožňuje pravidelné zálohování souborů při práci, takže pokud dojde k chybě aplikace Word nebo se počítač neočekávaně restartuje (například když systém Windows provede aktualizaci systému přes noc), při příštím spuštění se vám zobrazí automaticky obnovené verze otevřených dokumentů. Slovo. Všechny tyto verze samozřejmě zvyšují velikost souboru, takže pokud vypnete automatické obnovení, bude váš soubor menší.

Přejděte na Soubor> Možnosti> Uložit a vypněte možnost „Uložit informace o automatickém obnovení každých [x minut]“.

To nebude mít okamžitý rozdíl, ale zastaví se přidávání nových verzí automatického obnovení do souboru při práci na něm.

Upozorňujeme, že již nebudete mít verze automatického obnovení, takže pokud dojde k neočekávanému selhání nebo zavření aplikace Word, přijdete o veškerou svou práci od posledního uložení.

Zkopírujte vše do zcela nového dokumentu

Při práci na dokumentu Word ukládá různé věci na pozadí, aby vám pomohl. Ukázali jsme, jak je vypnout, kde je to možné, a jak odstranit data, která Word shromažďuje, ale ve vašem dokumentu pravděpodobně stále budou věci, které nepotřebujete. Pokud zjistíte, že se na vás tento druh velikosti dokumentu vztahuje, můžete vytvořit nový dokument a potom do něj vše zkopírovat.

Začněte vytvořením nového prázdného dokumentu. Stisknutím kláves Ctrl + A vyberte veškerý obsah v aktuálním dokumentu. V novém dokumentu vložte Ctrl + V a vložte vše. Tím se zkopíruje veškerý váš text, oddíly, formátování, možnosti rozvržení stránky, číslování stránek - vše, co potřebujete.

Váš nový dokument nebude mít žádné předchozí ukládání na pozadí, informace automatického obnovení ani předchozí verze, což by mělo zmenšit velikost souboru.

Mějte na paměti, že to zkopíruje veškerá data pro úpravy ve vašich obrázcích, takže je možná budete chtít nejprve odstranit z původního dokumentu, než vše zkopírujete do nového dokumentu. Pokud tak neučiníte, není to nic vážného. Stále jej můžete z nového dokumentu odebrat.

Nemůžeme vám říci, kolik to ušetří, protože by to mohlo být cokoli od několika kilobajtů po spoustu megabajtů, ale vždy stojí za to udělat, pokud chcete z dokumentu odstranit co nejvíce tuku.

Jako bonus jsme také viděli, že tento trik kopírování / vložení do nového dokumentu řeší podivné chyby v dokumentech aplikace Word, které bylo těžké jinak vystopovat.

Tipy, které mohou pomoci zmenšit velikost dokumentu

Některé tipy se zdají být užitečné, ale nemohli jsme s nimi získat pozitivní výsledek. Neříkáme, že nepomohou zmenšit velikost vašeho souboru, ale zdá se, že budete potřebovat konkrétní situaci, abyste z nich mohli mít užitek. Důrazně doporučujeme nejprve vyzkoušet tipy z předchozí části a poté je podle potřeby vyzkoušet.

Vypněte ukládání na pozadí

Čím komplikovanější je dokument a čím déle trvá, než jste jej uložili, tím déle může trvat jeho uložení, když kliknete na tlačítko „Uložit“. Abychom to mohli obejít, má Word v nabídce Soubor> Možnosti> Upřesnit nastavení „Povolit ukládání na pozadí“.

Toto nastavení je ve výchozím nastavení povoleno a dokument při práci na něm uloží na pozadí. Myšlenka je, že když kliknete na „Uložit“, uloží se méně změn, a tak se uloží mnohem rychleji. Jedná se z velké části o návrat do doby, kdy Word zabral proporcionálně větší množství systémových prostředků, a v moderních systémech to pravděpodobně není nutné, zvláště pokud neupravujete příliš dlouhé nebo komplikované dokumenty.

Porota je mimo to, zda to má vliv na velikost souboru. Ponechání otevřeného dokumentu s tímto nastavením na nedělal žádný rozdíl k velikosti naší testovací dokument (zatímco odchází automatického obnovení zapnuta udělal zvětšit velikost souboru). Provádění úprav po dobu asi 30 minut také nezpůsobilo znatelnou změnu velikosti dokumentu, bez ohledu na to, zda bylo zapnuto nebo vypnuto „Povolit ukládání na pozadí“. Ani to, že je vypnuto, nezměnilo, jak rychle se dokument uložil.

Stručně řečeno: tento je na vás. Pokud jeho vypnutí nezmenší velikost souboru, nechte jej zapnutý, protože všechno, co Word dělá pro automatické ukládání dokumentů, je dobrá věc.

Převést na RTF a poté převést zpět na DOCX

RTF znamená Rich Text Format a je to otevřený standard pro dokumenty, které poskytují trochu více formátování než prostý text, ale ne všechny zvonky a píšťalky DOCX. Myšlenka převodu DOCX na RTF spočívá v tom, že odstraní veškerá další formátovací a skrytá data, takže když uložíte RTF zpět jako soubor DOCX, velikost souboru bude menší.

Převedením našeho 20stránkového testovacího dokumentu o velikosti 721 kB na RTF se velikost souboru změnila na 19,5 MB (nepoužívejte tedy RTF, pokud chcete malý soubor). Převedením zpět na DOCX vznikl soubor o velikosti 714 kB. To je úspora 7 kB - méně než 1% - a protože RTF nedokázal zvládnout některé jednoduché formátování tabulky, které jsme použili, museli jsme přeformátovat…. Což vrátilo velikost zpět na 721 KB.

Tenhle se nezdá, že bude mít pro váš dokument mnoho výhod, zvláště když moderní DOCX má tolik formátovacích schopností, které RTF nedokáže zpracovat.

Převést na HTML a poté převést zpět na DOCX

Jedná se o stejný nápad jako při převodu na RTF, kromě toho, že HTML je webový formát. Náš konverzní test ukázal téměř identické výsledky jako použití RTF.

Vyzkoušeli jsme to na našem souboru DOCX o velikosti 721 kB a převedli jsme jej na soubor HTML o velikosti 383 kB. Převedením zpět na DOCX vznikl soubor 714 kB. To je úspora 1%, ale s formátováním, zejména hlavičkami, se to pokazilo a ty by musely být přepracovány.

Rozbalte dokument a zkomprimujte jej

Dokument DOCX je komprimovaný soubor, jako archiv, který vytvoříte pomocí 7-Xip nebo WinRar. To znamená, že jej můžete otevřít pomocí jednoho z těchto nástrojů a zobrazit veškerý obsah. Jeden tip, který můžete vidět, je extrahovat všechny soubory z vašeho DOCX, přidat je do komprimovaného archivu a poté tento archiv přejmenovat na příponu souboru DOCX. Ahoj presto, máš dokument Word, který byl komprimován! Teoreticky to zní věrohodně, ale pomocí 7-Zip a WinRar a různých formátů archivu jsme zjistili, že pokaždé, když jsme se pokusili otevřít soubor .docx, který jsme vytvořili, Word nám řekl, že soubor byl poškozen.

V tomto nápadu může být určitá zásluha - náš soubor 721 KB skončil jako pouhých 72 KB - ale nedoporučujeme ho, pokud s ním nechcete strávit spoustu času hraním a pokusit se o jeho fungování. Ukládání může být pouze proto, že proces komprese odstranil / komprimoval něco, co Wordu brání v otevření dokumentu, ale nemůžeme si být jisti.

Obvykle doporučené tipy, které pravděpodobně nezmění

Po internetu se vznáší několik návrhů, které znějí rozumně, ale nebudou mít velký účinek. To neznamená, že byste je neměli zkoušet, jen že byste neměli očekávat velký dopad na velikost vašeho dokumentu.

Odebrat předchozí verze dokumentu

Word při práci na dokumentu uchovává předchozí verze dokumentu. Toto je funkce automatického ukládání a někteří lidé doporučují jejich mazání tak, že přejdete do Soubor> Informace> Spravovat dokument a odeberete všechny staré verze.

Nemá to však smysl, protože tyto staré verze jsou uloženy v systému souborů Windows, nikoli v dokumentu Word. Jejich smazáním se váš dokument nezmenší. Pokud chcete z dokumentu odebrat jakékoli informace o předchozí verzi, buď zkopírujte obsah do zcela nového dokumentu, nebo proveďte Soubor> Uložit jako a uložte do nového dokumentu, jak jsme navrhli dříve.

Vložit pouze text, nikoli formátování

Chcete-li zkopírovat a vložit z jednoho dokumentu do aktuálního dokumentu, můžete použít různé možnosti vložení.

Výchozí možnost použitá po kliknutí na tlačítko „Vložit“ (nebo stisknout Ctrl + V) je „Ponechat formátování zdroje“. Tím se zkopírují nestandardní písma a formátování jako tučné písmo, kurzíva atd. Pokud ale místo toho kliknete na možnost „Ponechat pouze text“, dojde tím - nebo alespoň teoreticky - ke zmenšení velikosti souboru odstraněním formátování.

Zkoušeli jsme to s 20stránkovým dokumentem, který měl na každou stránku aplikováno různé formátování, a průměrný rozdíl ve velikosti byl těsně pod 2 KB na stránku. To může být významné, pokud máte 250+ stránkový dokument, kde by to dohromady činilo přibližně 0,5 MB, ale opravdu budete mít 250stránkový dokument Word bez formátování? Pravděpodobně ne, protože by to bylo většinou nečitelné, takže byste při opětovném přidání formátování ztratili své úspory.

Jakékoli výhody této metody pravděpodobně spadají do výše uvedeného tipu - zkopírujte a vložte celý dokument do nového dokumentu, abyste odstranili předchozí verze, staré úpravy úprav atd.

Změňte velikost stránky

Word vám dává možnost změnit velikost stránky přechodem na Rozložení> Velikost a změnou z výchozí velikosti „Letter“. Kolují o tom tipy, které říkají, že pokud si vyberete menší, ale podobnou velikost jako „A4“, ostatní čtenáři si toho nevšimnou, a ušetříte malou velikost.

Zkoušeli jsme to s 20stránkovým dokumentem s velikostí „Letter“, která byla 721 kB. Změnili jsme velikost na „A4“, „A5“ (což je poloviční velikost než „A4“) a „B5“ a náš dokument pokaždé zůstal stálých 721 kB. Jinými slovy to vůbec nezměnilo velikost souboru.

Přestaňte vkládat jazykové údaje

V nabídce Soubor> Možnosti> Pokročilé s názvem „Vložit lingvistická data“ existuje nastavení a na různých místech uvidíte tipy, které vám tento příkaz vypnou. Na první pohled to zní rozumně - nezvýšily by extra jazykové údaje velikost dokumentu?

Stručně řečeno, odpověď zní ne, pokud používáte moderní soubor .docx. Word zpracovává lingvistická data v zákulisí a nezabírá v dokumentu žádný prostor.

Vypnutí této možnosti může u starších souborů .doc mírně změnit, ale i tak pouze v případě, že jste použili nástroj pro psaní rukou a Word má nějaké „informace o opravě rozpoznávání rukopisu“, které se mají uložit. Jinak to vůbec nezmění.

To je náš poměrně komplexní seznam způsobů, jak můžete soubory Word zkrátit na velikost, ale vždy hledáme nové metody, které můžete vyzkoušet (nebo odhalit). Odpusťte v komentářích, pokud znáte techniku, která nám chyběla, a zkontrolujeme to!