Jak elektronicky podepisovat dokumenty PDF bez jejich tisku a skenování

Dokument vám byl zaslán e-mailem a musíte jej podepsat a odeslat zpět. Dokument můžete vytisknout, podepsat a poté znovu naskenovat a odeslat e-mailem. Existuje ale lepší a rychlejší způsob.

Ukážeme vám, jak rychle přidat svůj podpis do libovolného dokumentu PDF a uložit jej jako standardní soubor PDF, který lze číst kdekoli. Můžete to udělat na Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - bez ohledu na to, jakou platformu preferujete.

Elektronické podpisy, ne digitální podpisy

  1. Windows : Otevřete soubor PDF v aplikaci Adobe Reader a v pravém podokně klikněte na tlačítko „Vyplnit a podepsat“.
  2. Mac : Otevřete PDF v náhledu, klikněte na tlačítko Toolbox a poté klikněte na Podepsat
  3. iPhone a iPad : Otevřete přílohu PDF v Mailu a poté se přihlaste kliknutím na „Označit a odpovědět“.
  4. iPhone a Android : Stáhněte si aplikaci Adobe Fill & Sign, otevřete PDF a klepněte na tlačítko Podpis.
  5. Chrome : Nainstalujte si rozšíření HelloSign, nahrajte svůj PDF a klikněte na tlačítko Podpis.

Nejprve pojďme narovnat nějakou terminologii. Tento článek se zabývá elektronickými podpisy, nikoli digitálními podpisy, které jsou něčím úplně jiným. Digitální podpis je kryptograficky bezpečný a ověřuje, že někdo s vaším soukromým podpisovým klíčem (jinými slovy vy) dokument viděl a autorizoval jej. Je to velmi bezpečné, ale také komplikované.

Elektronický podpis je na druhé straně pouze obrazem vašeho podpisu překrytého v horní části dokumentu PDF. Můžete to dělat se všemi druhy aplikací a to je to, co většina lidí bude vyžadovat, když vám pošlou dokument k podpisu. Pošlete jim soubor PDF s digitálním podpisem a oni nebudou vědět, co si o tom mají myslet. Pro mnoho podniků je pouhý přijímání podepsaných dokumentů e-mailem, než aby vás nutili faxovat, obrovský technologický skok.

Jistě, níže uvedené metody nejsou zcela bezpečné - ale ani nic nevytiskne, nečmárá to perem a pak to znovu naskenuje. Alespoň je to rychlejší!

Windows: Použijte Adobe Reader

SOUVISEJÍCÍ: Nejlepší čtečky PDF pro Windows

Ačkoli Adobe Reader není nejlehčí prohlížeč PDF, je jedním z nejvíce nabitých funkcemi a ve skutečnosti má vynikající podporu pro podepisování dokumentů PDF. Tuto funkci mohou nabízet i jiné čtečky PDF třetích stran, které však obecně vyžadují, abyste si před použitím funkcí podpisu zakoupili placenou verzi.

Chcete-li podepsat dokument pomocí aplikace Adobe Reader, nejprve otevřete dokument PDF v aplikaci Adobe Acrobat Reader DC. Klikněte na tlačítko „Vyplnit a podepsat“ v pravém podokně.

Kliknutím na tlačítko „Podepsat“ na panelu nástrojů a výběrem možnosti „Přidat podpis“ přidáte svůj podpis do aplikace Adobe Acrobat Reader DC.

Pokud potřebujete do dokumentu přidat další informace, můžete tak učinit pomocí dalších tlačítek na panelu nástrojů. Například můžete psát text nebo přidat zaškrtnutí k vyplnění formulářů pomocí tlačítek na panelu nástrojů Vyplnit a podepsat.

Podpis můžete vytvořit jedním ze tří způsobů. Ve výchozím nastavení aplikace Adobe Reader vybere možnost „Typ“, abyste mohli zadat své jméno a nechat ho převést na podpis. To nebude vypadat jako váš skutečný podpis, takže to asi není ideální.

Místo toho pravděpodobně budete chtít vybrat „Draw“ a poté nakreslit svůj podpis pomocí myši nebo dotykové obrazovky. Můžete také vybrat „Obrázek“, pokud chcete podepsat kousek papíru, naskenovat ho skenerem a poté přidat svůj písemný podpis do aplikace Adobe Reader. (Ano, vyžaduje to skenování, ale musíte to udělat pouze jednou, poté můžete tento podpis použít na jakékoli dokumenty, které v budoucnu elektronicky podepíšete.)

Po vytvoření podpisu jej kliknutím na „Použít“ aplikujte na dokument. Ponechte zaškrtnuté políčko „Uložit podpis“ a tento podpis můžete v budoucnu rychle přidat.

Umístěte svůj podpis myší tam, kam chcete, a kliknutím jej použijte. Pokud jste se rozhodli svůj podpis uložit, najdete jej v budoucnu snadno přístupný v nabídce „Podepsat“.

Chcete-li uložit podepsaný dokument PDF, klikněte na Soubor> Uložit a vyberte umístění souboru.

Mac: Použijte Preview

SOUVISEJÍCÍ: Pomocí aplikace náhledu Mac můžete sloučit, rozdělit, označit a podepsat soubory PDF

Uživatelé počítačů Mac mají větší štěstí než uživatelé systému Windows. Aplikace Preview zahrnutá v systému macOS má integrované funkce podepisování dokumentů. Díky vynikajícím trackpadům zabudovaným do MacBooků můžete jedním prstem nakreslit svůj podpis na trackpad a vstoupit do náhledu. U nového MacBooku s trackpadem „Force Touch“ je to dokonce citlivé na tlak, což umožňuje ještě přesnější podpisy.

Můžete také jen podepsat kousek papíru a „naskenovat“ jej webovou kamerou, pokud dáváte přednost vytváření podpisu staromódním způsobem (nebo pokud máte iMac bez trackpadu).

Chcete-li podepsat dokument, otevřete dokument PDF v náhledu (měla by to být výchozí aplikace, která se otevře, když dvakrát kliknete na soubor PDF, pokud jste jej nezměnili). Klikněte na tlačítko „Zobrazit panel nástrojů pro označení“ ve tvaru panelu a poté klikněte na tlačítko „Podepsat“ na panelu nástrojů, který se zobrazí.

Budete vyzváni k vytvoření podpisu přetažením prstu po trackpadu nebo podepsáním kousku papíru a jeho naskenováním pomocí webové kamery. Zachyťte svůj podpis jednou a Preview si jej zapamatuje pro budoucnost.

Jakmile pořídíte podpis, můžete jej vybrat v nabídce, která se zobrazí po kliknutí na tlačítko „Podepsat“. Váš podpis se použije jako obrázek, který lze přetáhnout a změnit jeho velikost tak, aby odpovídal dokumentu.

Další možnosti na panelu nástrojů umožňují psát text a kreslit tvary do dokumentu, což vám v případě potřeby umožňuje vyplňovat formuláře.

Až budete hotovi, kliknutím na Soubor> Uložit soubor uložíte a použijete svůj podpis do souboru. Můžete také místo toho kliknout na Soubor> Duplikovat a vytvořit kopii PDF a uložit změny do nové kopie souboru bez úpravy originálu.

Pokud se vám Preview z jakéhokoli důvodu nelíbí, můžete také použít Adobe Reader DC na Macu. Bude to fungovat stejně jako při podepisování dokumentu v systému Windows, takže informace najdete v pokynech v části Windows.

iPhone a iPad: Použijte Mail nebo Adobe Fill & Sign

SOUVISEJÍCÍ: Jak podepisovat dokumenty a označovat přílohy v iOS Mail

Na iPhonu nebo iPadu můžete podepisovat dokumenty pomocí funkce označení v aplikaci iOS Mail. Pokud máte Mac a používáte k podepisování dokumentů Náhled, váš podpis se ve skutečnosti synchronizuje z Macu do iPhonu nebo iPadu, takže jej nemusíte vytvářet podruhé.

Tato funkce je pohodlná, ale funguje pouze v případě, že chcete podepisovat dokumenty v aplikaci Pošta. Například vám může být zaslán e-mailem dokument PDF a budete jej možná muset podepsat a poslat zpět e-mailem.

Chcete-li to provést, budete muset obdržet e-mail s připojeným souborem PDF, klepnout na přílohu PDF a během prohlížení PDF kliknout na ikonu „Označit a odpovědět“ ve tvaru panelu v pravém dolním rohu obrazovky.

Poté budete moci přidat podpis klepnutím na tlačítko podpisu v pravém dolním rohu obrazovky. Pokud chcete, můžete také psát text a kreslit do dokumentu.

Když klepnete na „Hotovo“, aplikace Pošta automaticky vytvoří odpověď na e-mail s připojeným podepsaným dokumentem. Můžete zadat e-mailovou zprávu a poté odeslat podepsaný dokument.

 

I když je to pohodlné, funguje to pouze v aplikaci Mail, takže je to velmi omezené. Pokud to chcete udělat z jakékoli jiné aplikace, budete potřebovat podepisovací aplikaci třetí strany.

Zde je několik možností, ale líbí se nám aplikace Adobe Fill & Sign od Adobe, která vám umožňuje podepsat neomezený počet dokumentů zdarma. Pomocí fotoaparátu může dokonce pořizovat fotografie papírových dokumentů, takže můžete vytvářet digitální kopie papírových formulářů. Dokument můžete podepsat psaním na dotykovou obrazovku prstem nebo stylusem. Umožní vám také psát text do dokumentů PDF a vyplnit je.

Chcete-li získat dokument PDF z jiné aplikace do aplikace Adobe Fill & Sign, najděte soubor PDF v jiné aplikaci, klepněte na tlačítko „Sdílet“ a vyberte aplikaci Adobe Fill & Sign. Poté můžete klepnout na tlačítko podpis a dokument snadno podepsat. Po dokončení klepněte na tlačítko „Sdílet“ v aplikaci Adobe Fill & Sign a odešlete podepsaný dokument do jiné aplikace.

 

Pokud podnikáte a hledáte plnohodnotnější nástroj nebo pokud se vám nelíbí Adobe Sign & Fill, máme také obzvláště rádi SignNow. Funguje velmi dobře a umožňuje vám podepisovat dokumenty prstem. Můžete si zdarma zaregistrovat až pět dokumentů měsíčně, ale poté to vyžaduje měsíční poplatek za předplatné. Je to však dobrá alternativa.

Android: Použijte Adobe Fill & Sign

Android nepřichází s integrovanou aplikací, která to dokáže. Místo toho budete muset použít aplikaci třetí strany. Stejně jako v zařízeních iPhone a iPad se nám líbí aplikace Adobe Fill & Sign, která vám umožňuje podepsat neomezený počet dokumentů měsíčně zdarma. Může také pořizovat fotografie papírových dokumentů pomocí fotoaparátu, takže je můžete podepisovat elektronicky.

Po instalaci aplikace můžete v aplikaci otevřít dokumenty PDF a klepnutím na tlačítko podpis je podepsat. Podepsaný dokument pak můžete sdílet s jinou aplikací klepnutím na tlačítko „Sdílet“.

 

Stejně jako v systému iOS doporučujeme také SignNow, pokud chcete něco trochu funkčnějšího a jste ochotni platit (protože nabízí zdarma až pět podpisů měsíčně).

Chromebook: Použijte HelloSign

V Chromebooku najdete celou řadu webových podpisových služeb, které vám vyhovují. Líbí se nám HelloSign, který nabízí dobré webové rozhraní a také aplikaci Chrome integrovanou s Diskem Google. Umožňuje vám zdarma zaregistrovat až tři dokumenty měsíčně.

Základní webové rozhraní HelloSign vám umožňuje snadno nahrávat dokumenty PDF a podepisovat je nakreslením podpisu nebo nahráním obrázku. Podepsaný dokument poté můžete někomu poslat e-mailem nebo si dokument stáhnout a dělat s ním, co chcete.

Pokud se vám HelloSign nelíbí, DocuSign funguje dobře i na Chromebooku a nabízí aplikaci, která se integruje s Diskem Google pro podepisování, a rozšíření prohlížeče, které umožňuje podepisovat dokumenty z Gmailu. DocuSign však nenabízí žádné bezplatné podpisy. SignNow také nabízí aplikaci Chrome pro Disk Google a rozšíření pro Gmail, ale aplikace a rozšíření nejsou tak dobře zkontrolovány.

Linux: Je to komplikované

V systému Linux je to o něco tvrdší, protože oficiální verze aplikace Adobe Reader pro Linux byla ukončena. Dokonce ani staré zastaralé verze dostupné pro Linux nemají tuto funkci, stejně jako populární integrované prohlížeče PDF jako Evince a Okular.

Pro nejjednodušší použití možná budete chtít vyzkoušet webový nástroj, jako je HelloSign, který je popsán výše v části Chromebook.

Pokud chcete používat aplikaci pro stolní počítače, je Xournal pravděpodobně nejvhodnějším nástrojem pro podepisování PDF v systému Linux. Může anotovat soubory PDF a přidávat k nim obrázky. Nejprve budete muset vytvořit obrázek svého podpisu - podepsat kousek papíru, naskenovat ho do systému Linux a vyčistit ho. Dalo by se potenciálně jen zachytit jeho fotografii pomocí webové kamery nebo fotoaparátu smartphonu. Možná ho budete chtít vylepšit v GIMPu, aby měl průhledné pozadí, nebo se jen ujistěte, že podepíšete bílý kousek papíru a že pozadí je úplně bílé.

Nainstalujte Xournal ze softwarového instalačního nástroje distribuce Linuxu, otevřete PDF a klikněte na možnost nabídky Nástroje> Obrázek. To vám umožní vložit obrázek vašeho podpisu a můžete jej podle potřeby přemístit a změnit jeho velikost, aby se vešel do pole podpisu.

Skutečné skenování a vytvoření obrazového souboru je trochu nepříjemné, ale můžete použít tuto metodu k rychlému podepisování dokumentů v budoucnu poté, co získáte dobrý obrázek svého podpisu.

Uznání obrázku: Tim Pierce na Flickr