Jak používat funkci porovnání aplikace Microsoft Word

Pokud pracujete v týmu spolupracovníků nebo pracujete pouze s několika revizemi své vlastní práce, je důležité mít možnost sledovat postupné změny. V aplikaci Microsoft Word je možnost porovnat každý rozdíl ve dvou téměř identických dokumentech zabudována do nástroje Porovnat. Zde je návod, jak jej použít.

Nejprve otevřete Word a libovolný soubor dokumentu. (Může to být jeden z těch, které porovnáváte, úplně jiný dokument nebo prostě prázdný projekt.) Kliknutím na kartu „Kontrola“ v horní části obrazovky otevřete nabídku pásu karet a poté klikněte na tlačítko „Porovnat“ - bude v pravé části nabídky.

Pokud se otevře další nabídka, klikněte znovu na „Porovnat“. Poté v novém okně vyberte své dva dokumenty: dokument „Původní“ (nebo dřívější) a dokument „Revidovaný“ (nebo novější). Pokud v rozevírací nabídce žádný z nich nevidíte, kliknutím na ikonu složky vpravo přejděte na dokument pomocí prohlížeče souborů.

V části „Změny štítku s“ můžete nastavit poznámku, která vám pomůže sledovat, který rozdíl patří ke kterému dokumentu. Tady můj označím „později“, protože se jedná o nejnovější revizi rukopisu. Do revidovaného dokumentu můžete přidat pouze značku, ale můžete mezi nimi přepínat pomocí ikony dvojité šipky.

Kliknutím na tlačítko „Více“ zobrazíte pokročilou možnost. Většina z nich má vlastní vysvětlení a všechny možnosti jsou ve výchozím nastavení povoleny. Všimněte si možnosti „Zobrazit změny v“, která zobrazuje jednotlivé změny buď po jednom znaku (velmi pomalu), nebo po jednotlivých slovech.

Klikněte na „OK“. Word otevře komplikovaně vypadající výběr podoken v jednom dokumentu. Zleva doprava máte rozepsaný seznam změn, úplné zobrazení dokumentu „Revidováno“ s červenými značkami na levém okraji označujícím změny a dvojité podokno zobrazující naskládané původní a revidované dokumenty. Rolování pomocí kolečka myši posouvá všechny tři primární podokna najednou, ale k rolování jednotlivých podoken můžete použít posuvné lišty vpravo od každého.

Zde je nejužitečnější podokno Revize. Ukazuje každou změnu, co bylo odebráno a co bylo přidáno, v pořadí od horní části dokumentu po spodní. Je to fantastický způsob, jak na první pohled vidět rozdíly v textu a formátování. Kliknutím na některou z položek v podokně Revize se okamžitě posunou ostatní podokna na příslušnou pozici. Elegantní!

Jakmile použijete kartu Revize k vyhledání konkrétní revize, můžete kliknout pravým tlačítkem na příslušný text ve středním podokně. Kliknutím na „Přijmout“ nebo „Odmítnout“ (následovaná odpovídající akcí) změnu zachováte nebo vrátíte.

Tento porovnávaný dokument můžete uložit jako samostatný soubor, který neovlivní žádný z aktuálně prohlížených dokumentů. Stačí kliknout na Soubor> Uložit jako a uložit jej jako jakýkoli jiný dokument aplikace Word.

Upozorňujeme, že funkce Porovnat není k dispozici, pokud je dokument chráněn heslem nebo jeho změny jsou chráněny v aplikaci Word. Toto nastavení v jednotlivých dokumentech můžete změnit kliknutím na Kontrola> Sledovat změny.