Jak chránit dokumenty a soubory PDF heslem pomocí Microsoft Office

Microsoft Office umožňuje šifrovat vaše dokumenty Office a soubory PDF, což nikomu neumožňuje ani zobrazit soubor, pokud nemá heslo. Moderní verze Office používají zabezpečené šifrování, na které se můžete spolehnout - za předpokladu, že nastavíte silné heslo.

Níže uvedené pokyny platí pro Microsoft Word, PowerPoint, Excel a Access 2016, ale proces by měl být podobný i v jiných nedávných verzích Office.

Jak bezpečná je ochrana heslem sady Microsoft Office?

Funkce ochrany heslem sady Microsoft Office se v minulosti staly špatným. Od Office 95 do Office 2003 bylo schéma šifrování velmi slabé. Pokud máte dokument chráněný heslem v sadě Office 2003 nebo dřívější verzi, lze heslo snadno a rychle obejít pomocí široce dostupného softwaru pro rozbití hesla.

S Office 2007 se Microsoft začal zabývat zabezpečením vážněji. Office 2007 přešel na Advanced Encryption Standard (AES) se 128bitovým klíčem. To je obecně považováno za bezpečné a znamená to, že Office nyní používá skutečné silné šifrování k ochraně vašich dokumentů, když nastavíte heslo. Vyzkoušeli jsme funkci šifrování PDF a zjistili jsme, že také používá 128bitové šifrování AES v Office 2016.

SOUVISEJÍCÍ: Co je šifrování a proč se ho lidé bojí?

Musíte si dávat pozor na dvě velké věci. Nejprve jsou zabezpečena pouze hesla, která dokument plně zašifrují. Office také umožňuje nastavit heslo na „Omezit úpravy“ souboru - teoreticky, což lidem umožní zobrazit soubor, ale bez hesla jej upravovat. Tento typ hesla lze snadno prolomit a odstranit, což lidem umožní soubor upravit.

Šifrování Office také funguje dobře, pouze pokud ukládáte do moderních formátů dokumentů, jako je .docx. Pokud ukládáte do starších formátů dokumentů, jako je .doc, které jsou kompatibilní s Office 2003 a staršími, použije Office starší nezabezpečenou verzi šifrování.

Pokud však ukládáte soubory v moderních formátech Office a používáte místo možnosti „Omezit úpravy“ možnost „Šifrovat pomocí hesla“, měly by být vaše dokumenty zabezpečené.

Jak chránit dokument Office pomocí hesla

Chcete-li dokument Office chránit heslem, nejprve jej otevřete v aplikaci Word, Excel, PowerPoint nebo Access. Klikněte na nabídku „Soubor“ v levém horním rohu obrazovky. V informačním podokně klikněte na tlačítko „Chránit dokument“ a vyberte „Šifrovat pomocí hesla“.

Tlačítko má v aplikaci Microsoft Word pouze název „Chránit dokument“, ale v jiných aplikacích je pojmenováno podobně. Hledejte „Chraňte sešit“ v aplikaci Microsoft Excel a „Chraňte prezentaci“ v aplikaci Microsoft PowerPoint. V aplikaci Microsoft Access uvidíte na kartě Informace pouze tlačítko „Šifrovat pomocí hesla“. Kroky budou jinak fungovat stejně.

POZNÁMKA: Pokud chcete omezit pouze úpravy dokumentu, můžete zde zvolit „Omezit úpravy“, ale jak jsme řekli, není to příliš bezpečné a lze jej snadno obejít. Pokud je to možné, je lepší zašifrovat celý dokument.

SOUVISEJÍCÍ: Jak vytvořit silné heslo (a pamatovat si to)

Zadejte heslo, kterým chcete dokument zašifrovat. Zde budete chtít zvolit dobré heslo. Slabá hesla lze snadno uhodnout prolomením softwaru, pokud někdo získá přístup k dokumentu.

Varování : Ztratíte přístup k dokumentu, pokud zapomenete heslo, takže ho udržujte v bezpečí! Společnost Microsoft doporučuje, abyste si zapsali název dokumentu a jeho heslo a uložili jej na bezpečném místě.

Když je dokument šifrovaný, na obrazovce Informace se zobrazí zpráva „K otevření tohoto dokumentu je vyžadováno heslo“.

Při příštím otevření dokumentu se zobrazí pole „Zadejte heslo pro otevření souboru“. Pokud nezadáte správné heslo, nebudete moci dokument vůbec zobrazit.

Chcete-li z dokumentu odstranit ochranu heslem, klikněte na tlačítko „Chránit dokument“ a znovu vyberte „Šifrovat pomocí hesla“. Zadejte prázdné heslo a klikněte na „OK“. Office odebere heslo z dokumentu.

Jak vytvořit soubor PDF chráněný heslem

Dokument Office můžete také exportovat do souboru PDF a tento soubor PDF chránit heslem. Dokument PDF bude zašifrován pomocí hesla, které zadáte. To z nějakého důvodu funguje v aplikaci Microsoft Word, ale ne v Excelu.

Chcete-li to provést, otevřete dokument v aplikaci Microsoft Word, klikněte na tlačítko nabídky „Soubor“ a vyberte „Exportovat“. Kliknutím na tlačítko „Vytvořit PDF / XPS“ exportujte dokument jako soubor PDF.

Klikněte na tlačítko „Možnosti“ ve spodní části zobrazeného dialogového okna pro uložení. V dolní části okna možností aktivujte možnost „Šifrovat dokument pomocí hesla“ a klikněte na „OK“.

Zadejte heslo, kterým chcete soubor PDF zašifrovat, a poté klikněte na „OK“.

Po dokončení zadejte název souboru PDF a klikněte na tlačítko „Publikovat“. Office exportuje dokument do souboru PDF chráněného heslem.

Varování : Pokud zapomenete heslo, nebudete moci zobrazit soubor PDF. Nezapomeňte to sledovat, jinak ztratíte přístup k souboru PDF.

Po otevření budete muset zadat heslo souboru PDF. Pokud například otevřete soubor PDF ve výchozím prohlížeči PDF aplikace Microsoft Edge - Windows 10 - budete požádáni o zadání hesla, než jej budete moci zobrazit. To funguje i v jiných čtečkách PDF.

Tato funkce může pomoci chránit obzvláště citlivé dokumenty, zvláště když je ukládáte na jednotku USB nebo do služby online úložiště, jako je Microsoft OneDrive.

Šifrování celého disku, jako je Device Encryption a BitLocker v počítači se systémem Windows nebo FileVault v systému Mac, je bezpečnější a bezbolestnější pro ochranu všech dokumentů v počítači, zejména - zejména v případě odcizení počítače.