Jak automaticky vyplnit sekvenční data do aplikace Excel pomocí rukojeti vyplnění

Rukojeť Vyplnit v aplikaci Excel umožňuje automaticky vyplnit seznam dat (čísla nebo text) v řádku nebo sloupci jednoduše přetažením rukojeti. To vám může při zadávání sekvenčních dat do velkých listů ušetřit spoustu času a zvýšit produktivitu.

Místo ručního zadávání čísel, časů nebo dokonce dnů v týdnu znovu a znovu můžete k vyplnění buněk použít funkce automatického vyplňování (popisovač výplně nebo příkaz Vyplnit na pásu karet), pokud vaše data sledují vzor nebo jsou založeny na data v jiných buňkách. Ukážeme vám, jak vyplňovat různé typy sérií dat pomocí funkcí automatického vyplňování.

Naplňte lineární sérii do sousedních buněk

Jedním ze způsobů použití popisovače výplně je zadat řadu lineárních dat do řádku nebo sloupce sousedních buněk. Lineární řada se skládá z čísel, kde další číslo je získáno přidáním „hodnoty kroku“ k číslu před ním. Nejjednodušším příkladem lineární řady je 1, 2, 3, 4, 5. Lineární řadou však může být také řada desetinných čísel (1,5, 2,5, 3,5…), která čísla snižují o dvě (100, 98, 96 …), Nebo dokonce záporná čísla (-1, -2, -3). V každé lineární řadě přidáte (nebo odečtete) stejnou hodnotu kroku.

Řekněme, že chceme vytvořit sloupec sekvenčních čísel, který se v každé buňce zvýší o jeden. Můžete zadat první číslo, stisknutím klávesy Enter přejdete na další řádek v daném sloupci a zadejte další číslo atd. Velmi zdlouhavé a časově náročné, zejména pro velké množství dat. Ušetříme si čas (a nudu) pomocí úchytu k vyplnění sloupce lineární řadou čísel. Chcete-li to provést, zadejte 1 do první buňky ve sloupci a poté vyberte tuto buňku. Všimněte si zeleného čtverce v pravém dolním rohu vybrané buňky? To je rukojeť naplnění.

Když přejedete myší přes úchyt výplně, změní se na černé znaménko plus, jak je znázorněno níže.

S černým znaménkem plus nad úchytem výplně klikněte a táhněte úchytem dolů ve sloupci (nebo přímo přes řádek), dokud nedosáhnete počtu buněk, které chcete vyplnit.

Po uvolnění tlačítka myši si všimnete, že hodnota byla zkopírována do buněk, přes které jste přetáhli úchyt výplně.

Proč nevyplnil lineární řadu (v našem příkladu 1, 2, 3, 4, 5)? Ve výchozím nastavení, když zadáte jedno číslo a poté použijete úchyt výplně, toto číslo se zkopíruje do sousedních buněk, nezvýší se.

POZNÁMKA: Chcete-li rychle zkopírovat obsah buňky nad aktuálně vybranou buňku, stiskněte Ctrl + D, nebo chcete-li zkopírovat obsah buňky nalevo od vybrané buňky, stiskněte Ctrl + R. Upozorňujeme, že kopírování dat ze sousední buňky nahradí všechna data, která jsou aktuálně ve vybrané buňce.

Chcete-li nahradit kopie lineární řadou, klikněte na tlačítko „Možnosti automatického vyplnění“, které se zobrazí po dokončení tažení úchytu výplně.

První možnost, Kopírovat buňky, je výchozí. Proto jsme skončili s pěti 1s a ne s lineární řadou 1–5. Pro vyplnění lineární řady vybereme z rozbalovací nabídky možnost „Vyplnit řadu“.

Další čtyři 1s jsou nahrazeny 2–5 a naše lineární řada je vyplněna.

Můžete to však udělat, aniž byste museli vybrat možnost Vyplnit řadu z nabídky Možnosti automatického vyplnění. Místo toho, abyste zadali pouze jedno číslo, zadejte první dvě čísla do prvních dvou buněk. Poté vyberte tyto dvě buňky a táhněte úchytem výplně, dokud nevyberete všechny buňky, které chcete vyplnit.

Protože jste mu dali dvě data, bude znát hodnotu kroku, kterou chcete použít, a odpovídajícím způsobem vyplní zbývající buňky.

Můžete také kliknout a přetáhnout rukojeť výplně pravým tlačítkem myši namísto levého. Stále musíte vybrat „Vyplnit řadu“ z rozbalovací nabídky, ale tato nabídka se automaticky zobrazí, když přestanete přetahovat a uvolňovat pravé tlačítko myši, takže to může být užitečná zkratka.

Vyplňte lineární řadu do sousedních buněk pomocí příkazu Vyplnit

Pokud máte potíže s použitím úchytu výplně nebo dáváte přednost použití příkazů na pásu karet, můžete k vyplnění řady do sousedních buněk použít příkaz Vyplnit na kartě Domů. Příkaz Vyplnit je také užitečný, pokud vyplňujete velké množství buněk, jak uvidíte za chvíli.

Chcete-li použít příkaz Vyplnit na pásu karet, zadejte první hodnotu do buňky a vyberte tuto buňku a všechny sousední buňky, které chcete vyplnit (dolů nebo nahoru ve sloupci nebo doleva nebo doprava přes řádek). Poté klikněte na tlačítko „Vyplnit“ v části Úpravy na kartě Domů.

V rozevírací nabídce vyberte možnost „Série“.

V dialogovém okně Řada vyberte, zda chcete Řádek v řádcích nebo sloupcích. V poli Typ zatím vyberte „Lineární“. O možnostech Růst a Datum budeme diskutovat později a možnost Automatické vyplňování jednoduše zkopíruje hodnotu do dalších vybraných buněk. Zadejte „Krokovou hodnotu“ nebo přírůstek pro lineární řadu. V našem příkladu zvyšujeme čísla v naší řadě o 1. Klikněte na „OK“.

Lineární řada je vyplněna ve vybraných buňkách.

Pokud máte opravdu dlouhý sloupec nebo řádek, který chcete vyplnit lineární řadou, můžete použít hodnotu Zastavit v dialogovém okně Série. Chcete-li to provést, zadejte první hodnotu do první buňky, kterou chcete použít pro řadu v řádku nebo sloupci, a znovu klikněte na „Vyplnit“ na kartě Domů. Kromě možností, o kterých jsme diskutovali výše, zadejte do pole „Stop value“ hodnotu, kterou chcete jako poslední hodnotu v řadě. Poté klikněte na „OK“.

V následujícím příkladu vložíme 1 do první buňky prvního sloupce a čísla 2 až 20 se automaticky zadají do dalších 19 buněk.

Vyplňte lineární řadu při přeskakování řádků

Aby byl celý list čitelnější, někdy přeskočíme řádky a mezi řádky dat vložíme prázdné řádky. I když existují prázdné řádky, můžete stále použít úchyt výplně k vyplnění lineární řady prázdnými řádky.

Chcete-li přeskočit řádek při vyplňování lineární řady, zadejte první číslo do první buňky a poté vyberte tuto buňku a jednu sousední buňku (například další buňka dolů ve sloupci).

Poté táhněte úchyt výplně dolů (nebo napříč), dokud nevyplníte požadovaný počet buněk.

Po dokončení tažení úchytu výplně uvidíte, že vaše lineární řada vyplní každý druhý řádek.

Pokud chcete přeskočit více než jeden řádek, jednoduše vyberte buňku obsahující první hodnotu a poté hned po této buňce vyberte počet řádků, které chcete přeskočit. Poté přetáhněte úchyt výplně přes buňky, které chcete vyplnit.

Sloupce můžete také přeskočit, když vyplňujete více řádků.

Vyplňte vzorce do sousedních buněk

Můžete také použít úchyt výplně k šíření vzorců do sousedních buněk. Jednoduše vyberte buňku obsahující vzorec, který chcete vyplnit, do sousedních buněk a přetáhněte úchyt výplně dolů po buňkách ve sloupci nebo přes buňky v řádku, který chcete vyplnit. Vzorec se zkopíruje do ostatních buněk. Pokud jste použili relativní odkazy na buňky, změní se odpovídajícím způsobem, aby odkazovaly na buňky v příslušných řádcích (nebo sloupcích).

SOUVISEJÍCÍ: Proč potřebujete vzorce a funkce?

Rovnice můžete také vyplnit pomocí příkazu Vyplnit na pásu karet. Jednoduše vyberte buňku obsahující vzorec a buňky, které chcete vyplnit tímto vzorcem. Poté klikněte na „Vyplnit“ v části Úpravy na kartě Domů a vyberte Dolů, Vpravo, Nahoru nebo Vlevo podle toho, jakým směrem chcete buňky vyplnit.

SOUVISEJÍCÍ: Jak ručně vypočítat pouze aktivní list v aplikaci Excel

POZNÁMKA: Zkopírované vzorce se nepřepočítají, pokud nemáte povolený automatický výpočet sešitu.

Ke kopírování vzorců do sousedních buněk můžete také použít klávesové zkratky Ctrl + D a Ctrl + R, jak již bylo uvedeno výše.

Vyplňte lineární sérii dvojitým kliknutím na rukojeť výplně

Lineární sérii dat do sloupce můžete rychle vyplnit dvojitým kliknutím na úchyt výplně. Při použití této metody Excel vyplní pouze buňky ve sloupci na základě nejdelšího sousedního sloupce dat v listu. Sousedním sloupcem v tomto kontextu je libovolný sloupec, se kterým se Excel setká vpravo nebo vlevo od vyplněného sloupce, dokud se nedosáhne prázdného sloupce. Pokud jsou sloupce přímo na obou stranách vybraného sloupce prázdné, nemůžete k vyplnění buněk ve sloupci použít metodu dvojitého kliknutí. Ve výchozím nastavení také pokud některé z buněk v rozsahu buněk, které vyplňujete, již mají data, vyplní se pouze prázdné buňky nad první buňkou obsahující data. Například na obrázku níže je v buňce G7 hodnota, takže když dvakrát kliknete na úchyt výplně v buňce G2, vzorec se zkopíruje pouze dolů do buňky G6.

Vyplňte růstovou řadu (geometrický vzor)

Až dosud jsme diskutovali o vyplňování lineárních řad, kde se každé číslo v řadě počítá přidáním hodnoty kroku k předchozímu číslu. V růstové řadě nebo geometrickém vzoru se další číslo vypočítá vynásobením předchozího čísla hodnotou kroku.

Existují dva způsoby, jak vyplnit růstovou řadu, a to zadáním prvních dvou čísel a zadáním prvního čísla a hodnoty kroku.

První metoda: Zadejte první dvě čísla do růstové řady

Chcete-li vyplnit růstovou řadu pomocí prvních dvou čísel, zadejte tato dvě čísla do prvních dvou buněk řádku nebo sloupce, který chcete vyplnit. Klepněte pravým tlačítkem a přetáhněte úchyt výplně přes tolik buněk, kolik chcete vyplnit. Po dokončení přetahování úchytu výplně přes buňky, které chcete vyplnit, vyberte z rozbalovací nabídky, která se automaticky zobrazí, „Růstový trend“.

POZNÁMKA: U této metody musíte zadat dvě čísla. Pokud tak neučiníte, bude možnost Trend růstu zobrazena šedě.

Excel ví, že hodnota kroku je 2 ze dvou čísel, která jsme zadali do prvních dvou buněk. Každé další číslo se tedy vypočítá vynásobením předchozího čísla 2.

Co když chcete pomocí této metody začít na jiném čísle než 1? Pokud byste například chtěli zahájit výše uvedenou sérii na 2, zadali byste do prvních dvou buněk 2 a 4 (protože 2 × 2 = 4). Excel by zjistil, že hodnota kroku je 2, a pokračoval v růstové řadě od 4 vynásobením každého následujícího čísla 2, aby získal další v řadě.

Metoda dvě: Zadejte první číslo do růstové řady a zadejte hodnotu kroku

Chcete-li vyplnit růstovou řadu založenou na jednom čísle a hodnotě kroku, zadejte první číslo (nemusí to být 1) do první buňky a přetáhněte úchyt výplně přes buňky, které chcete vyplnit. Poté z rozbalovací nabídky, která se automaticky zobrazí, vyberte „Série“.

V dialogovém okně Series vyberte, zda chcete vyplňovat Series v řádcích nebo sloupcích. V části Typ vyberte: „Růst“. Do pole „Kroková hodnota“ zadejte hodnotu, kterou chcete vynásobit každé číslo, abyste získali další hodnotu. V našem příkladu chceme každé číslo vynásobit 3. Klikněte na „OK“.

Růstová řada je vyplněna do vybraných buněk, přičemž každé následující číslo je trojnásobkem předchozího čísla.

Vyplňte řadu pomocí vestavěných položek

Zatím jsme se zabývali tím, jak vyplnit řadu čísel, lineárních i růstových. Pomocí úchytu můžete také vyplnit řady položkami, jako jsou data, dny v týdnu, dny v týdnu, měsíce nebo roky. Excel má několik předdefinovaných řad, které dokáže automaticky vyplnit.

Následující obrázek ukazuje některé řady, které jsou integrovány do aplikace Excel, rozšířené napříč řádky. Položky tučně a červeně jsou počáteční hodnoty, které jsme zadali, a zbytek položek v každém řádku jsou hodnoty rozšířené řady. Tyto předdefinované řady lze vyplnit pomocí rukojeti výplně, jak jsme dříve popsali pro lineární a růstové řady. Jednoduše zadejte počáteční hodnoty a vyberte je. Poté přetáhněte úchyt výplně přes požadované buňky, které chcete vyplnit.

Vyplňte řadu dat pomocí příkazu Vyplnit

Při vyplňování řady dat můžete použít příkaz Vyplnit na pásu karet a určit přírůstek, který se má použít. Zadejte první datum v řadě do buňky a vyberte tuto buňku a buňky, které chcete vyplnit. V části Úpravy na kartě Domů klikněte na „Vyplnit“ a poté vyberte „Série“.

V dialogovém okně Series je automaticky vybrána možnost Series in, aby odpovídala sadě buněk, které jste vybrali. Typ je také automaticky nastaven na Datum. Chcete-li určit přírůstek, který se má použít při vyplňování řady, vyberte jednotku data (den, den v týdnu, měsíc nebo rok). Zadejte hodnotu kroku. Chceme naplnit řadu každým dnem v týdnu, takže jako hodnotu kroku zadáme 1. Klikněte na „OK“.

Seriál je naplněn daty, která jsou pouze ve všední dny.

Vyplňte řadu pomocí vlastních položek

Můžete také vyplnit řadu svými vlastními položkami. Řekněme, že vaše společnost má kanceláře v šesti různých městech a tyto názvy měst často používáte v pracovních listech aplikace Excel. Tento seznam měst můžete přidat jako vlastní seznam, který vám umožní použít úchyt k vyplnění řady, jakmile zadáte první položku. Chcete-li vytvořit vlastní seznam, klikněte na kartu „Soubor“.

Na obrazovce zákulisí klikněte v seznamu položek vlevo na „Možnosti“.

V seznamu položek na levé straně dialogového okna Možnosti aplikace Excel klikněte na „Pokročilé“.

Na pravém panelu přejděte dolů do sekce Obecné a klikněte na tlačítko „Upravit vlastní seznamy“.

Jakmile jste v dialogovém okně Vlastní seznamy, existují dva způsoby, jak vyplnit řadu vlastních položek. Sérii můžete založit na novém seznamu položek, které vytvoříte přímo v dialogovém okně Vlastní seznamy, nebo na existujícím seznamu, který je již v listu v aktuálním sešitu. Ukážeme vám obě metody.

První metoda: Vyplňte vlastní sérii na základě nového seznamu položek

V dialogovém okně Vlastní seznamy zkontrolujte, zda je v poli Vlastní seznamy vybrán NOVÝ SEZNAM. Klikněte do pole „Seznam položek“ a zadejte položky do vlastních seznamů, jednu položku do řádku. Nezapomeňte zadat položky v pořadí, v jakém je chcete vyplnit do buněk. Poté klikněte na „Přidat“.

Vlastní seznam se přidá do pole Vlastní seznamy, kde jej můžete vybrat, abyste jej mohli upravit přidáním nebo odebráním položek z pole Položky seznamu a opětovným kliknutím na „Přidat“, nebo můžete seznam odstranit kliknutím na „Odstranit“. Klikněte na „OK“.

V dialogovém okně Možnosti aplikace Excel klikněte na „OK“.

Nyní můžete zadat první položku do vlastního seznamu, vybrat buňku obsahující položku a přetáhnout úchyt výplně přes buňky, které chcete seznamem vyplnit. Váš vlastní seznam se automaticky vyplní do buněk.

Metoda dvě: Vyplňte vlastní sérii na základě existujícího seznamu položek

Možná si svůj vlastní seznam uložíte do samostatného listu v sešitu. Seznam můžete importovat z listu do dialogového okna Vlastní seznamy. Chcete-li vytvořit vlastní seznam založený na existujícím seznamu v listu, otevřete dialogové okno Vlastní seznamy a zkontrolujte, zda je v poli Vlastní seznamy vybrán NOVÝ SEZNAM, stejně jako v první metodě. U této metody však klikněte na tlačítko rozsahu buněk napravo od pole „Importovat seznam z buněk“.

Vyberte kartu listu, který obsahuje váš vlastní seznam, v dolní části okna aplikace Excel. Poté vyberte buňky obsahující položky ve vašem seznamu. Do pracovního pole Vlastní seznamy se automaticky zadá název listu a rozsah buněk. Opětovným kliknutím na tlačítko rozsahu buněk se vrátíte do úplného dialogového okna.

Nyní klikněte na „Importovat“.

Vlastní seznam se přidá do pole Vlastní seznamy a můžete jej vybrat a upravit v poli Seznam položek, pokud chcete. Klikněte na „OK“. Buňky můžete vyplnit svým vlastním seznamem pomocí úchytu výplně, stejně jako u první metody výše.

Popisovač výplně v aplikaci Excel je velmi užitečná funkce, pokud vytváříte velké listy, které obsahují spoustu sekvenčních dat. Můžete si ušetřit spoustu času a nudy. Šťastné plnění!