Jak vytvořit rozevírací seznam v Tabulkách Google

Pokud pracujete s ostatními na sdíleném souboru Tabulek Google, někdy mohou lidé zadat neočekávaná data nebo něco, co porušuje vzorec. Jedním ze způsobů, jak zajistit, aby všichni zadali data, která chcete, je poskytnout je pro ně v rozevíracím seznamu ověření.

Jak vytvořit rozevírací seznam

Rozevírací seznam je skvělý způsob, jak zajistit, aby data, která lidé zadají do vašeho formuláře, aplikace nebo tabulky, byla přesně to, co očekáváte. Poskytuje také mnohem rychlejší způsob, jak mohou lidé tato data zadávat, protože vybírají z předem nakonfigurovaného seznamu, který zadáte.

První věcí, kterou musíte udělat, je otevřít soubor Tabulek Google a vybrat buňky, pro které chcete použít rozevírací seznam.

SOUVISEJÍCÍ: 5 funkcí Tabulek Google, které byste měli vědět

Dále otevřete nabídku „Data“ a vyberte příkaz „Data Validation“.

Z rozbalovací nabídky Kritéria vyberte buď „Seznam z rozsahu“, nebo „Seznam položek“.

  • Seznam z rozsahu:  Seznam hodnot, které byly vybrány z jiných buněk ve stejném nebo jiném listu. Například pokud chcete použít hodnoty v buňkách B1-B9 na listu 2, zadejte, Sheet2!B1:B9aby se v nich obsažená data zobrazila v rozevíracím seznamu, nebo přímo vyberte některou z buněk z vašeho listu.
  • Seznam položek: Seznam předem určených datových položek. Může to být buď text, nebo čísla a každou hodnotu napíšete sami a oddělíte je čárkami (a bez mezer). Tato možnost neumožňuje vložit data přímo z jiných buněk.

Zde používáme možnost „Seznam položek“ a poskytujeme několik číselných možností.

Po zadání dat, která chcete zobrazit v rozevíracím seznamu, zkontrolujte, zda máte povolenou možnost „Zobrazit rozevírací seznam v buňce“, jinak se hodnoty ve vybraných buňkách nezobrazí.

Můžete také vybrat, co se stane, když se někdo pokusí zadat hodnotu, která není na seznamu. Možnost „Zobrazit varování“ jim umožňuje zadat neplatná data, ale označí je v listu (podíváme se, jak za chvíli). Možnost „Odmítnout vstup“ jim brání v zadávání všeho, co není na vašem seznamu.

A nakonec můžete povolit možnost „Zobrazit text nápovědy k ověření“, abyste lidem poskytli informace o tom, co si mohou v buňkách vybrat. Po výběru možnosti zadejte libovolné pokyny, které chcete.

Až budete hotovi, klikněte na „Uložit“.

Jak používat nový rozevírací seznam

Po dokončení může kdokoli, kdo používá list, kliknout na šipku rozevíracího seznamu v těchto buňkách a vybrat hodnotu ze seznamu.

Pokud jste vybrali možnost „Zobrazit text nápovědy k ověření“, tento text se zobrazí, kdykoli někdo vybere jednu z ověřených buněk.

Pokud někdo zadá hodnotu, která se na seznamu neshoduje, a máte zapnutou možnost „Zobrazit varování“, jsou neplatná data označena v buňce.

Když na ni umístíte ukazatel myši, ukáže se, proč je označená.

Pokud místo toho máte vybranou možnost „Odmítnout vstup“, lidé dostanou varování, jako je toto, když se pokusí zadat cokoli, co není na vašem seznamu.

Pokud potřebujete odstranit nebo upravit některou z položek z rozevíracího seznamu, vraťte se zpět na Data> Ověření dat a upravte všechny položky ze seznamů, které jste vytvořili. Úplné odstranění seznamu je stejně snadné jako kliknutí na tlačítko „Odebrat ověření“ umístěné dole.