Jak odesílat a přijímat faxy online bez faxu nebo telefonní linky

Některé pomalu se rozvíjející podniky a vládní agentury nemusí přijímat dokumenty e-mailem, což vás nutí je faxovat dovnitř. Pokud jste nuceni odeslat fax, můžete tak učinit z počítače zdarma.

Dříve jsme popsali způsoby elektronického podepisování dokumentů bez jejich tisku a skenování. Tímto procesem můžete digitálně podepsat dokument a odeslat jej faxem do firmy - vše v počítači a bez nutnosti tisku.

Jak fungují faxy (a proč jsou tak nepohodlné)

To není tak snadné, jak by mělo být. Všechny faxové přístroje jsou připojeny ke starým obyčejným telefonním linkám. Pokud používáte standardní faxový přístroj, provede tento faxový hovor na číslo, které určíte. Fax na cílovém čísle odpoví a dokument je přenesen prostřednictvím telefonního hovoru.

Tento proces byl vynalezen před internetem a v tomto okamžiku se zdá směšně archaický. Při provádění faxu může osoba zadat dokument, vytisknout jej a naskenovat do faxu, který jej odešle po telefonní lince. Osoba přijímající fax pak může naskenovaný faxový dokument naskenovat a převést jej zpět do digitálního souboru. Dostali se do úplného kruhu - dokument byl odeslán z jednoho počítače do druhého s mnohem větší prací a ztrátou kvality obrazu.

SOUVISEJÍCÍ: Jak elektronicky podepisovat dokumenty PDF bez jejich tisku a skenování

V ideálním případě byste mohli dokument odeslat e-mailem nebo bezpečnější online metodou. Mnoho podniků považuje fax za bezpečnou metodu přenosu dokumentů, ale ve skutečnosti tomu tak není - pokud někdo snoopoval na telefonní lince, mohl snadno zachytit všechny faxované dokumenty.

Neexistuje způsob, jak se připojit k faxu přímo přes internet, protože fax je připojen pouze k telefonním linkám. Chcete-li provést fax online, budeme potřebovat nějakou bránu, která přijímá dokumenty přes internet a přenáší dokument do faxu. To je místo, kde přicházejí níže uvedené služby. Dejte jim dokument a udělají nepříjemnou práci, když vytočí fax a pošlou váš dokument po telefonní lince.

Mohli byste faxovat pouze s počítačem, ale ...

Samozřejmě můžete přeskočit níže uvedené služby. Microsoft Windows dokonce obsahuje aplikaci Fax a skenování, která umožňuje odesílat faxy. Háček je v tom, že potřebujete počítač připojený k telefonní lince - ano, to znamená, že potřebujete telefonický faxový modem. Také byste potřebovali pevné telefonní připojení a museli byste lidem říkat, aby při odesílání faxů neměli telefon, stejně jako za starých dnů vytáčeného připojení k internetu. Samozřejmě, pokud jste hodně faxovali, mohli byste zaplatit za vyhrazenou faxovou telefonní linku - to může být dokonce nutné, pokud jste přijímali hodně faxů.

To samozřejmě není ideální. Jistě, pokud potřebujete poslat několik faxů, kupte si fax nebo modem a připojte jej k pevné lince. Pravděpodobně ale nemusíte posílat a přijímat faxy tak často - doufejme, že stačí poslat občasný fax, kdykoli narazíte na organizaci, která uvízla v minulosti.

Naskenujte dokument nebo použijte existující digitální soubor

SOUVISEJÍCÍ: Jak skenovat dokumenty do PDF pomocí fotoaparátu telefonu Android

Základní postup je jednoduchý. Nejprve budete muset naskenovat dokument, který chcete odeslat faxem, stejně jako byste tento dokument odeslali e-mailem. pokud nemáte ležet skener, můžete jej zkusit skenovat pomocí smartphonu. Pokud je dokument ve vašem počítači již soubor, gratulujeme - nemusíte nic skenovat.

Když je dokument nyní v digitální podobě, můžete jej odeslat do služby, která za vás provede otravnou faxovou práci.

Odesílejte faxy online, zdarma

Existuje tolik faxových služeb online, že je těžké se kvalifikovaně rozhodnout, kterou z nich zvolit. První věcí, kterou je třeba zvážit, je, jaký jste uživatel, jak často budete faxovat a jaké funkce potřebujete.

Zkušený uživatel: RingCentral Fax

Pokud budete neustále odesílat citlivé faxy nebo pracujete pro společnost a snažíte se vybrat službu, je pravděpodobně nejlepší volbou pro vaše potřeby RingCentral Fax, který je částečně ve vlastnictví společností Cisco a AT&T, zejména proto, že mají mnoho skvělých funkcí zabezpečení a podporu pro více uživatelů se samostatnými faxovými linkami.

Má všechny funkce, které si dokážete představit, včetně integrace s Outlookem, Diskem Google, Dropbox, Box, a můžete dokonce získat bezplatné číslo. Má také mnoho bezpečnostních funkcí, které by byly užitečné pro firmy nebo lidi, kteří přenášejí zabezpečené informace.

Samozřejmě, pokud chcete poslat jen pár faxů, můžete se zaregistrovat k jednomu z jejich levných plánů ... a potom po měsíci či dvou jednoduše zrušit.

Příležitostný uživatel

Pokud potřebujete občas zaslat fax, doporučujeme se zaregistrovat k bezplatné zkušební verzi služby MyFax, která vám umožní odeslat až 100 stránek, což je více stránek za měsíc, než většina lidí musí faxovat ročně. Pokud potřebujete často faxovat, můžete upgradovat na běžný tarif.

Příjem faxů

Pokud potřebujete přijímat faxy, budete se muset zaregistrovat k placené službě. Tato služba bude muset vytvořit vyhrazené telefonní číslo pro vaši faxovou linku, což stojí peníze. RingCentral, MyFax a mnoho dalších služeb to udělá, pokud zaplatíte.

SOUVISEJÍCÍ: Jak elektronicky podepisovat dokumenty PDF bez jejich tisku a skenování

Naštěstí byste měli mít alespoň možnost získat bezplatnou zkušební verzi - RingCentral například nabízí 30denní příjem faxů zdarma.

Existuje mnoho faxových služeb, které můžete použít, a pokud potřebujete odeslat příležitostný fax, můžete to udělat zdarma, ale pokud chcete přijmout fax, budete si muset zaregistrovat zkušební účet . Kdykoli můžete zrušit.

Uznání: Matt Jiggins na Flickru, David Voegtle na Flickru