Jak zmenšit velikost souboru prezentace PowerPoint

Vzhledem k tomu, že prezentace Microsoft PowerPoint jsou obvykle doprovázeny spoustou obrázků, gifů, vložených videí, grafů, grafů a dalšího obsahu, není žádným překvapením, že získáte nějaké docela velké soubory. Tady je několik kroků, které můžete použít ke zmenšení velikosti souboru prezentace.

Velké soubory mohou být nepříjemné. Zabírají spoustu drahocenného místa na disku, zpomalují výkon přehrávání a mohou způsobit, že se e-maily odrazí kvůli překročení limitu velikosti souboru. Všem těmto věcem můžete zabránit zmenšením velikosti souboru prezentace.

Už jsme to zmínili, ale první věc, na kterou byste při uvažování o zmenšení velikosti souboru měli myslet, jsou obrázky - a to z dobrého důvodu. Soubory obrázků mohou být docela velké. Existují kroky, které můžete podniknout ke zmenšení velikosti, například komprimace obrázků v prezentaci. Pokud máte podezření, že důvod, proč je váš soubor PowerPoint tak velký, je způsoben obrázky, přečtěte si článek, který jsme napsali o tom, jak zmenšit velikost dokumentů Office, které obsahují obrázky.

SOUVISEJÍCÍ: Jak zmenšit velikost dokumentu Microsoft Word

Máme několik dalších tipů, které můžete přidat, pokud jste postupovali podle těchto kroků, ale stále potřebujete zmenšit velikost souboru vaší prezentace.

Převeďte svou prezentaci do formátu PPTX

Společnost Microsoft vydala formát PPTX v sadě Office 2007. Přesto není neobvyklé, že se kolem nich objevují soubory PPT. Jaký je tedy rozdíl mezi soubory PPT a PPTX? Verze PPTX komprimuje veškerý obsah prezentace. Pokud máte soubor PPT a převedete jej na soubor PPTX, zjistíte zmenšení velikosti souboru.

Převod souboru je stejně jednoduchý jako stisknutí tlačítka a výběr typu souboru. Pokračujte a otevřete soubor PPT, přejděte na kartu „Soubor“ a poté klikněte na „Převést“.

Objeví se Průzkumník souborů Windows. Všimnete si, že typ Uložit jako je nastaven na „Prezentace aplikace PowerPoint“. Toto je typ souboru PPTX. Klikněte na „Uložit“.

Váš soubor PPT bude nyní převeden na soubor PPTX. Jak vidíte, velikost souboru byla zmenšena.

HTG Presentation 2 je náš soubor PPT a HTG Presentation 3 je náš soubor PPTX. Pouhá konverze typu souboru zmenšila velikost o 335 kB.

I když to není úchvatný pokles velikosti souboru, podařilo se nám snížit velikost souboru dokumentu Word z 6 001 kB na 721 kB. Vše záleží na tom, co je uvnitř souboru. S trochou štěstí to bude jediný krok, který musíte udělat. Pokud ne, pokračujte ve čtení.

Vložte své obrázky - nekopírujte a nevkládejte

Je lákavé zkopírovat a vložit obrázek do aplikace PowerPoint namísto použití funkce vložení. To nebude problém, pokud vás nezajímá velikost souboru, ale pokud ano, dejte si pozor na kopírování a vkládání - může to přeformátovat váš obrázek na BMP nebo PNG. Proč je to problém? Oba tyto formáty souborů jsou větší než JPG.

Na výše uvedeném snímku obrazovky vidíte, že soubor PNG je 153 kB ve srovnání se souborem 120 kB JPG stejného obrázku. Pokaždé, když zkopírujete a vložíte soubor JPG do aplikace PowerPoint, který se převede na PNG, přidáte do prezentace trochu zbytečné velikosti souboru. Pomocí funkce vložení zajistíte, že budou vaše obrázky vloženy podle plánu.

Provádějte úpravy obrázků v editoru obrázků - ne v aplikaci PowerPoint

Když vložíte obrázek do PowerPointu, je nejlepší zajistit, aby nepotřeboval žádné úpravy. Je-li to vyžadovat úpravy, budete lépe, jak to udělat v editoru obrázků. Proč? Když k úpravě obrázku použijete PowerPoint, uloží všechny tyto úpravy jako součást prezentace. Například když změníte obrázek na černobílý, PowerPoint si zachová také barevný obrázek. To je spousta dalších kousnutí.

Pokud nemáte editor obrázků (máte) nebo prostě musíte použít PowerPoint, nezapomeňte PowerPointu vyřadit veškerá přebytečná data uložená z úprav. Nešetří vám tolik místa jako práce ve vyhrazeném editoru, ale pomůže.

Komprimujte všechny obrázky ve své prezentaci

V PowerPointu můžete komprimovat obrázky najednou nebo najednou. Pokud to chcete udělat, postupujte takto.

Otevřete prezentaci, přejděte na kartu „Soubor“ a v levém podokně vyberte možnost „Uložit jako“.

Dále vyberte „Další možnosti“, které najdete v oblasti, kde byste svůj soubor pojmenovali, a vyberte typ souboru.

Zobrazí se okno „Uložit jako“ - tentokrát s několika dalšími možnostmi, které máte k dispozici. Vedle tlačítka „Uložit“ klikněte na „Nástroje“.

V zobrazené rozevírací nabídce vyberte možnost „Komprimovat obrázky“.

Zobrazí se okno „Compress Pictures“. Zde můžete zvolit typ rozlišení obrázků (na základě PPI) v prezentaci. Také si všimnete, že ve skupině „Možnosti komprese“ nemůžete vybrat možnost „Použít pouze na tento obrázek“. Je to proto, že vzhledem k tomu, jak jsme k tomuto nástroji přistupovali, není tato možnost k dispozici.

Poznámka:  Pokud chcete komprimovat jeden obrázek, vyberte jej a poté přejděte na Formát obrazových nástrojů> Komprimovat obrázky.

Až budete s výběrem spokojeni, klikněte na „OK“.

Poté si prezentaci uložte.

Nepoužívejte vložená písma

Dostali jsme důvod, proč možná budete chtít vložit písma - možná budete vytvářet prezentaci s tématem Star Wars a ve výsledku tedy nebude mít k dispozici kdokoli, s kým prezentaci sdílíte, tato speciální písma. Vložení písem do prezentace by mohlo zabránit problémům s řádky, ale je to za cenu větších velikostí souborů.

Obecně platí, že pokud si nejste jisti, že potřebujete zobrazit konkrétní písmo, doporučujeme vypnout vkládání písma.

Přejděte na kartu „Soubor“ a v dolní části levého podokna vyberte možnost „Možnosti“.

Na kartě „Uložit“ zrušte zaškrtnutí políčka „Vložit písma do souboru“ a poté klikněte na „OK“.

Uložili jsme kopii naší prezentace se všemi vloženými písmy, bez vložených písem a pouze s vloženými fonty použitými v prezentaci. Podívejte se na rozdíl, pokud velikost souboru:

Už jste přesvědčeni?

Odkaz na soubory místo jejich vkládání

Zvažte rozdíl ve velikosti souboru, pokud do své prezentace vložíte celé video YouTube, místo aby jste na něj odkazovali. Vložení celého videa výrazně zvětší velikost vaší prezentace. Při vkládání souboru existují určité cenné výhody oproti propojení s ním (například když příjemce nemusí mít přístup k internetu k přehrávání videa), ale pokud je problém s velikostí souboru, prostě to nedělejte.

Neukládejte miniaturu prezentace

Cesta zpět, když vám Office umožní ukládat miniatury vaší prezentace, abyste při hledání v Průzkumníku souborů mohli získat náhled souboru. Windows se stal sofistikovanějším, takže k tomu již nevyžaduje pomoc aplikací Office. Tato možnost je ale stále k dispozici.

Provedli jsme malý test, abychom zjistili rozdíl ve velikosti souboru s povolenou a bez této možnosti. Zde jsou výsledky:

Se zapnutou možností miniatur byla naše velikost souboru 2 660 kB. Bez této možnosti byla velikost souboru snížena na 2 662 kB, což ušetřilo celkem 7 kB.

Toto je docela malá úspora, ale když jsme to testovali s dokumentem Word, rozdíl byl značný, ukazující 721 KB bez povolené možnosti a 3,247 KB s povolenou možností.

I když se jedná o velkou mezeru mezi aplikacemi a není zcela jasné, proč je rozdíl tak velký, stále je to možnost, kterou stojí za prozkoumání. Chcete-li funkci deaktivovat, otevřete prezentaci, přejděte na kartu „Soubor“ a poté vyberte „Vlastnosti“ na pravé straně a poté „Pokročilé vlastnosti“.

Nyní budete na kartě „Shrnutí“ v okně „Vlastnosti“. V dolní části okna zrušte zaškrtnutí políčka „Uložit náhled obrázku“ a poté klikněte na „OK“.

Odeberte ze své prezentace osobní a skryté informace

Microsoft Office uloží vaše osobní údaje (například jméno autora) a skryté vlastnosti v rámci vaší prezentace. Zbavení se těchto informací vám může ušetřit trochu místa.

Otevřete prezentaci, přejděte na kartu „Soubor“, vyberte možnost „Zkontrolovat problémy“ a poté vyberte „Zkontrolovat dokument“.

Zobrazí se okno „Inspektor dokumentů“. Zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko „Vlastnosti dokumentu a osobní údaje“, a poté klikněte na „Zkontrolovat“.

V dalším okně vyberte možnost „Odebrat vše“. Informace budou nyní odstraněny, což vám ušetří několik kB místa.

Vypněte automatické obnovení

Toto nutně nedoporučujeme a mělo by být použito pouze jako poslední možnost. Automatické obnovení je nezbytným nástrojem v Office a pokud jste někdy před uložením dokument ztratili, pak přesně rozumíte tomu, co máme na mysli.

Pokaždé, když Office používá automatické obnovení, přidává trochu na velikosti souboru. Chcete-li automatické obnovení vypnout, přejděte na kartu „Soubor“ a vyberte možnost „Možnosti“, která se nachází ve spodní části levého podokna.

Na kartě „Uložit“ v okně „Možnosti“ zrušte zaškrtnutí políčka „Uložit informace o automatickém obnovení vždy xx minut“.

Pokud prezentaci okamžitě uložíte a opustíte ji, nevšimnete si rozdílu. Postupem času v průběhu prezentace však funkce automatického obnovení přidá do vašeho souboru KB.

Zkopírujte vše do nové prezentace

Při vytváření prezentace PowerPoint uloží na pozadí různé věci, které vám pomohou. Zmínili jsme, jak vypnout mnoho z těchto funkcí, odstranit data, která PowerPoint ukládá atd., Ale vždy existuje šance, že něco prošlo skrz praskliny, a PowerPoint uložil některé informace, které nepotřebujete. Dobrým řešením problému může být zkopírování obsahu na novou prezentaci.

To může být trochu obtížné, protože s PowerPointem budete muset zkopírovat a vložit každý snímek (a hlavní snímky). Jakmile to však uděláte, nová prezentace nebude mít žádné z předchozích uložení pozadí, informace automatického obnovení ani předchozí verze souboru. Ve výsledku byste měli vidět změnu velikosti souboru.

I když vám nemůžeme přesně říci, o kolik to zmenší velikost vašeho souboru, protože každá prezentace bude jiná, stojí za to.

Možnost: Rozbalte prezentaci a zkomprimujte ji

Jak jsme již zmínili dříve, soubor PPTX je komprimovaný soubor (což je důvod, proč je jeho velikost mnohem menší než soubor PPT ze staré školy). To znamená, že jej můžete otevřít pomocí nástroje, jako je 7-Zip nebo WinRar, extrahovat všechny soubory z vašeho PPTX, přidat je do komprimovaného archivu a poté přejmenovat archiv na příponu PPTX.

Měli jsme tu ale nějaké problémy.

Při Robově testování s jeho dokumentem aplikace Word úspěšně snížil velikost souboru ze 721 kB na 72 kB. Během procesu však soubor poškodil. Při testování s mým souborem 2 614 KB to nepoškodilo, ale pouze snížilo na 2 544 kB - celkem jen 20 kB. Nejsme si jisti, co se tady hraje, takže pokud to chcete vyzkoušet, ujistěte se, že máte záložní kopii souboru, než tak učiníte.

To jsou všechny tipy, které máme k zmenšení velikosti vaší prezentace v PowerPointu. Neustále hledáme nové a zajímavé způsoby, jak zmenšit velikost našich souborů, takže pokud máte nějaké tipy, dejte nám vědět v sekci komentářů a rádi je vyzkoušíme!