Jak uložit list aplikace Excel jako PDF

Uložení tabulky aplikace Excel jako PDF může být matoucí a hotový soubor často vypadá jinak, než jak ho chceme prezentovat. Tady je postup, jak uložit list jako čitelný čistý soubor PDF.

Soubory Excel jako PDF

Existuje mnoho scénářů, kdy můžete chtít uložit dokument aplikace Excel jako soubor PDF namísto tabulky. Například pokud si přejete odeslat pouze konkrétní část většího listu, nebo pokud jej nechcete upravovat. Převod souboru Excel do PDF však může být trochu složitý.

Tabulky aplikace Excel si často nemyslíme jako dokumenty s okraji, stránkami a okraji. Pokud však jde o přeměnu těchto souborů na dokumenty PDF, které lze číst, tisknout nebo distribuovat ostatním, měli byste si být vědomi. Váš soubor by měl být čitelný a srozumitelný, bez náhodných zbloudilých sloupců na jiných stránkách nebo velikostí buněk, které jsou příliš malé na čtení.

Zde je návod, jak z tabulky udělat prezentovatelný a tisknutelný dokument PDF.

Nastavení stránky

Pokud používáte Office 2008 nebo novější, přejděte na kartu Rozvržení stránky. Zde uvidíte několik možností seskupených v části Nastavení stránky. Zde jsou první tři:

  • Okraje:  Jak velký je mezera mezi okrajem dokumentu a první buňkou
  • Orientace:  Ať už chcete, aby byl váš hotový soubor na šířku nebo na výšku
  • Velikost: Velikost  stránky vašeho hotového dokumentu

Ty fungují většinou stejně jako v dokumentu Word, takže je nastavte podle toho, jak má vypadat váš hotový PDF. Vezměte na vědomí, že většina tabulek aplikace Excel je čitelnějších v orientaci na šířku než na výšku, pokud nemáte velmi málo sloupců. Listy, které jsou uloženy na výšku, mají obvykle sloupce, které spadají mimo konečnou tiskovou oblast, což může velmi ztěžovat navigaci a čtení dokumentu.

Navíc můžete do svého konečného rozložení přidat záhlaví a zápatí. Klikněte na šipku v pravém dolním rohu části Vzhled stránky a poté klikněte na kartu Záhlaví / zápatí. Můžete si vybrat jednu z možností generovaných Office, nebo si vytvořit vlastní pomocí funkce „Přizpůsobit“.

Máte také možnost změnit pozadí výtisku. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Pozadí v části Vzhled stránky. Můžete vybrat obrázek ze svého notebooku nebo z cloudu a tento obrázek se rozloží na celý váš list.

Definování oblasti tisku a přizpůsobení

Dále musíte určit, z jaké oblasti bude vytvořen soubor PDF a kolik řádků a sloupců bude na každé stránce.

První způsob, jak definovat oblast, je pomocí kliknutí a tažení vybrat všechny buňky, které chcete v dokumentu. Poté přejděte na Nastavení stránky> Oblast tisku> Nastavit oblast tisku. Tím se vytvoří tenká šedá čára kolem celé oblasti, která bude vytištěna. Při vytváření souboru PDF nebude zahrnuto vše mimo tuto oblast. Buňky můžete také zadat ručně kliknutím na šipku v levém dolním rohu a přechodem na Tabulky> Oblast tisku.

Podobně jako v aplikaci Microsoft Word můžete také vytvořit konce stránek k segmentaci různých tabulek. Tyto konce stránek mohou být vodorovné i svislé. Přejděte do buňky, kam chcete umístit konec stránky, klikněte na pásu karet na kartu „Rozložení stránky“ a vyberte Nastavení stránky> Konce stránek> Vložit konec stránky. Tím vytvoříte zlom vpravo nad a nalevo od aktuální buňky.

Další důležitou věcí je definovat možnost Měřítko přizpůsobit. Vpravo od Nastavení stránky uvidíte tři možnosti: Šířka, Výška a Měřítko. Možnosti Šířka a Výška vám umožňují nastavit, na kolik stránek se řádky nebo sloupce vaší tabulky zobrazí. Například pokud máte spoustu řádků, ale jen několik sloupců, je ideální nastavit šířku na jednu stránku. Měřítko na druhé straně určí celkovou změnu velikosti celé vaší tiskové oblasti.

Možnosti listu

Poslední nabídka, kterou byste měli věnovat pozornost, je Možnosti listu. Toto jsou nastavení, která ovlivňují vzhled konečného vytištěného listu. Chcete-li zobrazit možnosti celého listu, klikněte na šipku v levém dolním rohu sekcí Možnosti listu.

Zde je přehled různých přizpůsobení, která můžete provést v této nabídce:

  • Tisk nadpisů:  Můžete zastavit konkrétní řádky a sloupce listu na místě tak, aby se zobrazovaly na každé stránce, například záhlaví a štítky.
  • Mřížky: To vám umožní nastavit, zda se mají či nemají zobrazovat mřížky, což jsou čáry mezi buňkami, které se objeví, když na nich není malován žádný okraj.
  • Nadpisy:  Umožňuje zobrazovat nadpisy, které jsou pevnými abecedními (A, B, C) a číselnými (1, 2, 3) popisky na osách x a y v tabulkách aplikace Excel.
  • Komentáře, poznámky a chyby: Zobrazí vložené komentáře, poznámky a upozornění na chyby v konečném dokumentu.
  • Pořadí tisku:  Toto vám umožní nastavit, zda se má vytvořit dokument, který bude nejprve klesat, nebo bude vypadat první.

V této nabídce můžete přejít na obrazovku Náhled tisku, kde můžete nahlédnout do finálního dokumentu. Můžete také přejít na obrazovku pomocí klávesové zkratky Ctrl + P.

SOUVISEJÍCÍ: Jak tisknout list s komentáři v aplikaci Excel

Ukládání nebo tisk ve formátu PDF

Pokud je váš dokument správně naformátovaný a připravený, existují dva způsoby, jak vytvořit PDF.

Chcete-li soubor uložit jako PDF v aplikaci Excel, otevřete dialogové okno Uložit jako a v rozbalovací nabídce „Uložit jako typ“ vyberte PDF. Případně můžete přejít na Export> Export do XPS / PDF. Odtud máte několik možností. Můžete se rozhodnout, zda optimalizovat soubor na Standard nebo Minimum, což bude určovat konečnou kvalitu a velikost souboru dokumentu. Poté můžete kliknout na „Možnosti“ a vybrat oblast k publikování:

  • Výběr:  Aktuální buňky, které jste vybrali
  • Aktivní listy:  Aktuální list, ve kterém se nacházíte
  • Celý sešit:  Všechny sešity v aktuálním souboru, na kterém pracujete
  • Tabulka:  Definovaná tabulka, kterou jste vytvořili pomocí aplikace Microsoft Excel

Můžete se také rozhodnout zcela ignorovat oblast tisku, kterou jste nastavili.

Soubor můžete také vytisknout jako PDF. Společnost Microsoft má vestavěnou tiskárnu PDF s názvem Microsoft Print to PDF, kterou můžete vybrat v rozbalovací nabídce tiskárny. Pokud máte jinou jednotku PDF, například Adobe PDF, Foxit nebo PDF Xchange, můžete také použít jednu z nich. Než kliknete na „Tisk“, prohlédněte si náhled tisku a ujistěte se, že vše vypadá správně.

SOUVISEJÍCÍ: Jak tisknout do PDF ve Windows: 4 tipy a triky